Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp sản xuất:Trường hợp nghiên cứu tại công ty trách nhiệm hữu hạn Vicông tyory SportingGoods Vietnam

TS. Nguyễn Thị Thuỷ*

TS. Trần Thị Thương*

Th.S. Phùng Thị Hiền**

*GV Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam

**HVCH Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam

 

Tóm tắt

Thông tin kế toán là hàng hoá đặc biệt của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp (DN) và giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Đặc biệt, nếu tổ chức tốt kế toán tài chính (KTTC) kết hợp với kế toán quản trị (KTQT) sẽ đem lại hiệu quả trong công tác cung cấp thông tin. Từ phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn (CT TNHH) Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam. Bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán cho công ty nói riêng và cho các DN sản xuất nói chung.

Từ khoá: tổ chức kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán.

Abstract

Accounting information is a special commodity of the accounting organization and helps administrators make accurate business decisions. Especially if the financial accounting well in combination with the management accountant will be effecông tyive in providing information. From analyzing the status of the accounting organization at Vicông tyory Sporting Goods Vietnam Co., Ltd., the article suggests some solutions to improve the accounting organization for the company in particular and for manufacông tyuring enterprises in general.

Keywords: accouting organization, accounting department organization, improve the accounting organization.

JEL Classification: M00, M41, M40

DOI: https://doi.org/10.59006/vnfa-jaa.04202319 

Đặt vấn đề

Thông tin kế toán rất cần thiết cho nhà quản trị để ra các chiến lược và quyết định sản xuất, kinh doanh, nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp khiến DN rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán phù hợp, sổ sách kế toán rõ ràng và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. Tuy nhiên, thực tế hiện nay, việc tổ chức công tác kế toán trong các DN, đặc biệt DN sản xuất lĩnh vực có nhiều nghiệp vụ kế toán phức tạp, tổ chức kế toán còn nhiều yếu kém như: bộ máy kế toán phân công chưa hợp lý, tổ chức chứng từ và sổ còn chưa khoa học. Do đó, thông tin kế toán cung cấp chưa đầy đủ, kịp thời và chưa đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài DN. Từ đó, thông tin kế toán cung cấp đã làm giảm khả năng tiếp cận vốn của DN với các ngân hàng và tổ chức tín dụng, cũng như chưa hỗ trợ các nhà quản lý DN trong việc đưa ra quyết định sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn. Chính vì vậy, các DN cần tổ chức hợp lý công tác kế toán trong cả lĩnh vực KTTC và KTQT.

 

Kết quả tổ chức kế toán tại CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, quy định: “Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán".

Tổ chức công tác kế toán phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của DN, đặc điểm sản phẩm, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất và xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản trị trong việc ra quyết định. Nội dung tổ chức công tác kế toán là tổng hợp các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán, thể hiện cơ sở, cách thức thiết lập và kết quả của tổ chức công tác kế toán. Tổ chức kế toán trong DN sản xuất nói riêng và các DN nói chung, thường gồm 02 nội dung chính: tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hệ thống kế toán theo chức năng quản trị và nội dung thông tin cần quản lý.

 Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán, bao gồm: việc phân công, phân nhiệm công việc kế toán theo từng nhiệm vụ của KTTC và KTQT, từng bộ phận và từng người làm kế toán ở từng phần hành. Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và tổ chức sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán để thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán và giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng trong DN, về các công việc có liên quan đến công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất trong cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý.

CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất giày, dép với các sản phẩm nổi tiếng như Puma, Skechers, Nike… được thành lập theo Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh số 0700825119, do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Nam cấp ngày 22/03/2019. Sản lượng hàng năm dự kiến đạt trên 6 triệu đôi giày, với tổng số lao động 6.000 người. Ngoài việc tạo ra cơ hội việc làm cho lao động địa phương, công ty còn thúc đẩy các hoạt động về trách nhiệm xã hội, bảo vệ môi trường, tiết kiệm năng lượng,… Đồng thời,  đẩy mạnh sự phát triển kinh tế trong khu vực và đạt được phương châm DN và địa phương cùng có lợi. Hiện nay, tổ chức công tác kế toán tại CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam được thực hiện trên cả hai nội dung tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức hệ thống kế toán.

 

Tổ chức bộ máy kế toán tại CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam theo mô hình tập trung:

Trưởng phòng kế toán (giám đốc tài chính): chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về việc tổ chức các hoạt động tài chính và kế toán của công ty; phụ trách chung về công tác KTTC và KTQT; có nhiệm vụ hướng dẫn cho các nhân viên trong phòng về chế độ, chuẩn mực và tổ chức bộ máy kế toán trong DN.

Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp): có nhiệm vụ theo dõi các kế toán phần hành; xác định kết quả kinh doanh của toàn DN; theo dõi các nguồn vốn, quỹ và lập các báo cáo tài chính (BCTC) và xử lý tổng hợp báo cáo KTQT.

Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng; lập kế hoạch thu - chi tiền định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc tài chính, kế toán tổng hợp.

Kế toán giá thành sản xuất: tổ chức tập hợp, kết chuyển hoặc phân bổ từng loại chi phí theo đúng đối tượng kế toán đã xác định và bằng phương pháp thích hợp đã chọn, cung cấp kịp thời những số liệu thông tin tổng hợp về các khoản mục chi phí và yếu tố chi phí đã quy định, xác định giá thành sản phẩm.

Kế toán công nợ: theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình công nợ phải thu - phải trả.

Kế toán tiền lương: thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương và các khoản trích theo lương.

Kế toán thu – chi: theo dõi và cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời thu - chi, tồn quỹ tiền mặt.

Kế toán kho: kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn - chứng từ trước khi làm thủ tục xuất/nhập hàng hóa vào kho; kiểm tra các hóa đơn, đối chiếu và nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống; hạch toán việc xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; lập báo cáo hàng tồn kho và báo cáo xuất nhập tồn.

Bên cạnh đó, CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam đã ký hợp đồng với công ty dịch vụ kế toán để ủy quyền thực hiện nghiệp vụ về kế toán thuế; theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ thuế; lập các báo cáo thuế phát sinh tại công ty; cung cấp thông tin chi tiết cho kế toán tổng hợp, giám đốc tài chính và ban lãnh đạo. Tuy nhiên, do công ty dịch vụ kế toán là đối tượng bên ngoài công ty nên không nắm rõ được hoạt động đặc thù của công ty, vì thế việc cung cấp thông tin kế toán còn hạn chế.

Hiện nay, công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn với nhà máy sản xuất, khách hàng ở nhiều quốc gia khác nhau nhưng giám đốc tài chính và tổng giám đốc của công ty không thường xuyên làm việc trực tiếp tại trụ sở công ty mà chủ yếu làm việc qua mạng internet. Đồng thời, rào cản từ bất đồng ngôn ngữ do tổng giám đốc và giám đốc tài chính là người Trung Quốc, cũng là một trong các yếu tố dẫn đến tổ chức công tác kế toán và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh không kịp thời và bị hạn chế.

Ngoài ra, công ty chưa có bộ phận kiểm tra kế toán riêng, nên thông tin kế toán chưa đảm bảo sự minh bạch. Hiện nay, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty ngày càng nhiều, kết hợp với diện tích kho chứa vật tư thành phẩm và khu vực sản xuất rộng lớn. Cho nên, việc công ty chỉ bố trí 01 nhân viên thủ kho làm nhiệm vụ quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động nhập - xuất - tồn là chưa hợp lý, vì điều này dễ dẫn đến rủi ro mất mát tài sản của công ty.

Bên cạnh đó, công ty có số lượng lớn và đa dạng về tài sản cố định như các loại máy móc, thiết bị và dây chuyền sản xuất. Nhưng hiện nay, công ty chỉ sắp xếp 01 người làm kế toán giá thành kiêm kế toán theo dõi tài sản cố định. Điều này là bất hợp lý, vì đây là 02 phần hành có độ phức tạp cao trong DN sản xuất, kết hợp với trình độ của kế toán viên còn hạn chế nên khó có thể đảm bảo được chất lượng công việc.

 

Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam

Tổ chức chứng từ kế toán tại công ty

Các chứng từ KTTC của công ty được áp dụng theo hướng dẫn của Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Cụ thể, công ty đã tham khảo mẫu chứng từ kế toán tại Phụ lục 02 để xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty, đáp ứng được yêu cầu của luật kế toán và bảo đảm nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

Công ty sử dụng song song cả hai loại chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử. Với loại chứng từ bằng giấy, kế toán phản ánh đầy đủ thông tin tên, số hiệu chứng từ, ngày lập... và đầy đủ chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Với chứng từ điện tử đã được công ty mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông, đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu.

Chứng từ kế toán được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Tuy nhiên, do các lãnh đạo công ty luôn phải đi công tác, không thường xuyên có mặt tại công ty nên các hoạt động phê duyệt đều được thực hiện thông qua các group zalo hoặc email, nên dẫn đến tình trạng còn thiếu sót chữ ký trên chứng từ.

Tất cả các chứng từ kế toán, dù được lập tại bộ phận nào của công ty hay được nhận từ bên ngoài công ty thì đều phải được tập hợp tại bộ phận kế toán. Sau đó, nếu những chứng từ kế toán này được bộ phận kế toán kiểm tra và xác minh đầy đủ tính pháp lý, thì mới được ghi sổ kế toán theo quy trình luân chuyển chứng từ kế toán khoa học và hợp lý.

Chứng từ kế toán của công ty thực hiện theo chế độ lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán của Nhà nước về thời gian lưu trữ và các quy định khác. Cuối mỗi kỳ kế toán, sau khi hoàn thành các công việc ghi sổ và khóa sổ kế toán, in một số sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để lưu trữ và phục vụ công tác thanh tra kiểm tra. Công ty chỉ in một số sổ sách kế toán, do việc sao lưu sổ sách kế toán và việc thực hiện kiểm tra tài chính kế toán đều được thực hiện trên phần mềm kế toán của công ty.

Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán tại công ty

Căn cứ vào hệ thống tài khoản của chế độ kế toán DN được ban hành, theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC, công ty đã vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản trên cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty. Khi xây dựng hệ thống tài khoản cho KTQT tại công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản KTTC hiện có và xây dựng cho phù hợp yêu cầu của KTQT, công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Để phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty, tiết kiệm chi phí và thời gian, công ty đã tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán MISA theo hình thức nhật ký chung. Hình thức này, đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi nhận vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Sổ nhật ký chung, các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết đều được kế toán ghi chép và mở sổ đầy đủ, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay của công ty.

Tuy nhiên, phần kế toán thuế công ty thuê bên dịch vụ kế toán thực hiện, nên hệ thống sổ sách kế toán đang phải phụ thuộc vào công ty dịch vụ kế toán thuế. Vì vậy, chỉ đáp ứng được về mặt hệ thống sổ KTTC còn mặt hệ thống sổ KTQT thì chưa được đầy đủ. Tổ chức hệ thống tài khoản tại CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam như hiện nay chưa phục vụ tốt cho công tác KTQT chi phí, chưa chi tiết cho các tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ và lập báo cáo KTQT. Điều này, gây ảnh hưởng đến cung cấp thông tin cho nhà quản trị và ảnh hưởng xấu tới việc ra quyết định trong kinh doanh.

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty

CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam lập BCTC theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và theo hướng dẫn của Thông tư 200. Công ty lập BCTC gồm: Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01-DN; Báo cáo kết quả kinh doanh, mẫu số B02-DN; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03-DN; Bản thuyết minh BCTC, mẫu số B09-DN; Quyết toán Thuế Thu nhập doanh nghiệp và các phụ lục đi kèm.

Việc thực hiện lập báo cáo được thực hiện qua 6 bước cơ bản trên phần mềm kế toán MISA: (1) đầu tiên, kế toán viên sắp xếp các chứng từ kế toán theo thứ tự thời gian; sau đó, (2) kế toán tiến hành mở ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập...; (3) tiếp theo, kế toán tổng hợp tiến hành tính phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước và khấu hao tài sản cố định…; (4) thực hiện công tác soát xét tổng hợp theo từng nhóm tài khoản như hàng tồn kho, công nợ phải thu, phải trả, doanh thu, giá vốn...; (5) kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ...; (6) Cuối cùng, kế toán tổng hợp lập các báo cáo kế toán phục vụ công tác quản lý. BCTC của công ty, đảm bảo lập đúng thời hạn và cung cấp thông tin cho bên ngoài. Tuy nhiên, báo cáo KTQT còn hạn chế cả về số lượng cũng như thông tin trong từng báo cáo còn chưa đầy đủ kịp thời.

Vì vậy, để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam, cần triển khai đồng bộ các giải pháp sau:

Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

Công ty cần căn cứ vào quy mô và khối lượng công việc của mình, để bố trí số lượng người làm kế toán cho phù hợp, đảm bảo bộ máy kế toán thực hiện tốt các phần hành kế toán, tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát kế toán và đồng thời có thể cung cấp thông tin KTQT. Với tình hình hiện nay, ban lãnh đạo công ty có thể xem xét tuyển thêm nhân viên KTTC để san sẻ khối lượng công việc hiện tại, giảm việc phải phụ thuộc vào công ty dịch vụ kế toán bên ngoài, giúp cho công ty chủ động hơn trong việc xử lý các công việc liên quan tới cơ quan Nhà nước và giúp tiết kiệm chi phí cho công ty.

KTQT đã và đang đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN. Tất cả các thông tin mà KTQT cung cấp sẽ là yếu tố then chốt giúp nhà quản lý hoạch định công việc giám sát và điều hành DN một cách hiệu quả nhất. Vì vậy, việc đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ KTQT cho các nhân viên kế toán sẽ đảm bảo chuyên môn hóa cao hơn. Đơn vị cần căn cứ quy định hiện hành, để xây dựng các tiêu chuẩn và có chính sách tuyển dụng phù hợp với đơn vị. Nhân viên kế toán cần có trình độ đại học trở lên và phải được đào tạo đúng chuyên ngành kế toán. Trên cơ sở đó, phân công công việc cho nhân viên kế toán một cách khoa học, hợp lý, công tác phân công và phân nhiệm cần được thiết kế rõ ràng và hợp lý.

Thứ hai, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Khi lập chứng từ phải đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản, để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tùy tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh rõ ràng, sẽ gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần, nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra và kiểm soát.

Các yếu tố nội dung trên chứng từ nên được lập song ngữ Việt – Trung, kể cả những chứng từ phục vụ cho cán bộ người Trung Quốc, để dễ dàng cho việc hiểu, truyền đạt thông tin chính xác giữa người lập, người sử dụng và người kiểm tra chứng từ nội bộ trong công ty.

Công ty cần xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ riêng cho từng loại chứng từ, nên quy định cụ thể thời gian giao chứng từ giữa các nhân viên kế toán và giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong đơn vị, để bảo đảm chứng từ được xử lý kịp thời. Qua đó, hạn chế được các sai sót và đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng và phục vụ yêu cầu quản lý của công ty.

Tăng cường công tác kiểm tra chứng từ và những chứng từ kế toán do đơn vị lập, cần phải căn cứ vào các yếu tố cơ bản trên bản chứng từ lập theo đúng quy định. Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài về, kế toán cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ mới chuyển vào hạch toán. Các yếu tố kiểm tra bao gồm tên chứng từ, ngày tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mô về mặt số lượng và giá trị; chữ ký của các bên và chữ ký của người phê duyệt chứng từ.

Ngoài ra, để hạn chế tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kể cả thu và chi trong công ty, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi đây là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ.

Thứ ba, hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Để quản lý và theo dõi quá trình mua sắm, cấp phát, sử dụng nguyên liệu, vật liệu, văn phòng phẩm một cách tiết kiệm, tránh lãng phí, đơn vị cần mở tài khoản chi tiết của tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Đối với tài khoản 211 - Tài sản cố định hữu hình cũng cần mở các tài khoản chi tiết, cụ thể tài khoản 211 cần mở thêm các tài khoản chi tiết như: tài khoản 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc; tài khoản 2112 - Máy móc thiết bị; tài khoản 2113 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn; tài khoản 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý và  tài khoản 2118 - Tài sản cố định khác.

Kế toán cần lập đầy đủ các sổ chi tiết cho các tài khoản phát sinh, để thấy được kết cấu của từng nội dung trong kỳ, cũng như doanh thu chi tiết cho từng sản phẩm, để đánh giá sản phẩm bán chạy và chiếm ưu thế. Cuối tháng, công ty nên tiến hành khóa sổ kế toán và cộng lũy kế, để có báo cáo kết quả thường xuyên nhất.

Hiện tại, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác kế toán. Vì vậy, kế toán từng phần hành, định kỳ kế toán nên in sổ đóng dấu giáp lai, phục vụ cho việc lưu trữ và tra cứu.

Thứ tư, hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán

BCTC của công ty phải lập đầy đủ và đúng biểu mẫu quy định. Trước khi lập báo cáo, kế toán phải thực hiện khóa sổ theo từng quý, năm. Đồng thời, phải thực hiện kiểm tra và đối chiếu các thông tin, để đảm bảo tính thống nhất và độ chính xác của các báo cáo. Đơn vị phải thực hiện nghiêm thời gian quy định về lập, in và nộp các báo cáo đúng hạn.

Hệ thống báo cáo KTQT tuân theo mẫu biểu quy định và phải luôn đảm bảo, để ban lãnh đạo có thể hiểu được. Như vậy, báo cáo KTQT mới cung cấp được các thông tin chủ yếu, cần thiết và cụ thể cho các nhà quản trị. Những thông tin này, giúp cho các nhà quản trị đánh giá, phân tích và dự đoán tình hình tài chính kết quả hoạt động kinh doanh và xu hướng phát triển của công ty, giúp cho việc ban hành những quyết định đúng đắn trong quản lý sản xuất và kinh doanh.

Yêu cầu khi lập các báo cáo KTQT là phải kịp thời, thông tin phải truyền đạt rõ ràng, thống nhất, dễ hiểu và dễ liên hệ giữa các bộ phận. Các báo cáo KTQT phải được thiết lập phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động, trình độ và khả năng của bộ máy kế toán. Cơ sở số liệu để lập các báo cáo kế toán là các sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan đến đối tượng cần lập báo cáo kế toán.

Thứ năm, hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán

Kế toán của công ty cần có sự kiểm tra thường xuyên theo định kỳ ngắn là 5 ngày hoặc 7 ngày. Công ty nên xây dựng một quy chế kiểm tra và kiểm soát thống nhất trong nội bộ. Trên cơ sở các quy chế đó, phòng kế toán - tài chính của đơn vị tiến hành lập kế hoạch kiểm tra định kỳ và tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra.

Để công tác tự kiểm tra giữa các nhân viên kế toán tại công ty được hiệu quả hơn nữa, cần phải thực hiện tốt các nội dung sau: xây dựng quy định - nguyên tắc - phương pháp tự kiểm tra tại công ty; hàng năm xây dựng kế hoạch tự kiểm tra, tổ chức việc kiểm tra tài chính kế toán trong công ty; thành lập tổ kiểm tra với thành phần đủ năng lực, trình tự và phẩm chất, để thực hiện công tác kiểm tra theo kế hoạch hoặc trong những trường hợp đột xuất tại công ty; xử lý kết quả kiểm tra và công khai kết quả kiểm tra: căn cứ báo cáo, kết quả cần có quyết định khen thưởng hoặc xử lý sai phạm; công khai kết quả tự kiểm tra và kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra.

Ngoài việc xây dựng công tác tự kiểm tra thì cần bổ sung bộ phận kiểm tra kế toán riêng, để việc kiểm tra kế toán đạt hiệu quả tốt nhất. Đồng thời, cũng nên đẩy mạnh đào tạo, nâng cao năng lực chuyên môn của các kế toán để tránh sai sót ban đầu; phổ biến các quy định về chứng từ, để cán bộ và người lao động có liên quan chấp hành nghiêm công tác lưu trữ, giao nộp chứng từ và tránh làm mất chứng từ.

Thứ sáu, hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Một là, sử dụng một phần mềm kế toán chuyên nghiệp áp dụng cho các DN phổ biến đang sử dụng phần mềm kế toán MISA. Do đó, để thuận lợi trong việc triển khai, hướng dẫn, hạch toán và tổng hợp, toàn công ty cần thống nhất sử dụng phần mềm kế toán MISA.

Hai là, công ty cần có kế hoạch bảo trì hệ thống máy vi tính thường xuyên. Tăng cường công tác đảm bảo an toàn cho dữ liệu, có các phần mềm chống vi rút; thực hiện in hoặc sao lưu dữ liệu kế toán trong máy vi tính ra đĩa CD-ROM, để đề phòng các sự cố máy tính.

Ba là, tiếp tục cập nhật và tham khảo các ứng dụng công nghệ thông tin hữu ích cho công tác kế toán, như: ứng dụng trả lương cho công nhân viên qua thẻ ATM; theo dõi chấm công qua chương trình quẹt thẻ; hoặc dấu vân tay…

 

Tài liệu tham khảo:

BCTC. (2020, 2021). CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods

Việt Nam.

Bộ Tài chính. (2006a). 26 Chuẩn mực Kế toán Việt Nam. NXB Thống kê, Hà Nội.

Bộ Tài chính. (2015). Chế độ kế toán DN - Quyển 1 - HTTK. NXB Tài chính, Hà Nội.

Bộ Tài chính. (2015). Chế độ kế toán DN - Quyển 2 - BCTC, Chứng từ và sổ kế toán. NXB Tài chính, Hà Nội.

Bộ Tài chính. (2014). Thông tư số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014, hướng dẫn chế độ kế toán DN.

Phùng Thị Hiền. Tổ chức kế toán tại CT TNHH Vicông tyory Sporting Goods Việt Nam, Học viện Nông nghiệp Việt Nam.

Quốc hội. (2015). Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và các văn bản hướng dẫn thực hiện.

 

Nguồn: Tạp chí Kế toán và Kiểm toán