Những lưu ý trong kế toán quản trị chi phí tại các trường đại học công lập tự chủ

Tự chủ đại học là xu hướng tất yếu và là điều kiện quan trọng để thúc đẩy phát triển hệ thống giáo dục nói chung và giáo dục đại học nói riêng hiện nay. Hoạt động trong môi trường mới này, các trường đại học công lập tự chủ về tài chính có nhiều cơ hội để khẳng định mình nhưng cũng đối mặt với không ít áp lực cạnh tranh. Điều này buộc các trường đại học phải tăng cường quản lý và kiểm soát mọi hoạt động, nhất là về tài chính. Bài viết phân tích và nhận diện những lợi ích mà công tác kế toán quản trị chi phí đem lại cho các trường đại học công lập tự chủ về tài chính.

Cơ chế tự chủ đại học công lập và các hoạt động phát sinh chi phí

Ngày 14/2/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 16/2015/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ cho đơn vị sự nghiệp công lập thay thế Nghị định số 43/2006 ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

Cơ chế, chính sách này đã nhận được sự đồng thuận cao của các cấp, các ngành, được đánh giá là bước đột phá mới trên lộ trình đổi mới toàn diện, “cởi trói” cho các đơn vị sự nghiệp công phát triển, giảm áp lực tài chính cho ngân sách nhà nước, tăng cường giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho các đơn vị sự nghiệp công lập.

Nhìn chung, Nghị định số 16/2015/NĐ-CP đã khắc phục được những hạn chế của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP nâng  cao  quyền  tự  chủ,  tự  chịu  trách nhiệm, thúc đẩy hoạt động của các đơn vị cung cấp sự nghiệp công nói chung và của các trường đại học công lập nói riêng theo hướng chất lượng, hiệu quả; nâng cao số lượng, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ công, đáp ứng tốt hơn nhu cầu hưởng thụ dịch vụ công của xã hội. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai vẫn còn nhiều vướng mắc, kết quả đạt được chưa như kỳ vọng.

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội và của người sử dụng lao động, các trường đại học công lập cũng đã không ngừng cải tiến phương pháp giảng dạy, thu hút nguồn nhân lực trình độ cao, đào tạo, phát triển đội ngũ, đầu tư cơ sở vật chất, cải thiện và nâng cao đời sống cán bộ, giảng viên… Thực tế này đã làm gia tăng chi phí, buộc các trường phải đổi mới tư duy quản trị, nhất là về quản trị chi phí.

Nghĩa là, các nhà lãnh đạo các đơn vị đại học công lập phải sử dụng nguồn nhân lực, nguồn tài chính của đơn vị hợp lý, hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu, điều này phụ thuộc rất nhiều vào thông tin do kế toán cung cấp.

Khảo sát thực tế tại các trường đại học công lập thực hiện tự chủ tài chính hiện nay cho thấy, bên cạnh hoạt động đào tạo chính quy, các đơn vị đại học công lập cũng đã tổ chức đào tạo thêm các hệ vừa học vừa làm, từ xa và liên thông.

Mỗi loại hình đào tạo lại có mức thu học phí, phạm vi phát sinh chi phí, đối tượng chịu chi phí cũng như giá thành dịch vụ của từng loại hình đào tạo cũng khác nhau… Nhìn chung, một cơ sở giáo dục đại học, dù theo cơ chế tài chính nào thì yêu cầu tối thiểu để tồn tại và phát triển là phải cân đối được thu – chi, thu phải bù đắp được chi và phải có tích lũy.

Do vậy, nhận diện các hoạt động làm phát sinh chi phí; phân tích, xác định các cách phân loại chi phí; vận dụng kế toán quản trị vào công tác quản lý tại các trường đại học công lập là cần thiết, phù hợp với xu thế hiện nay.

Chi phí được hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt của tổ chức để đạt được một mục đích nào đó. Bản chất chi phí là phải mất đi để đổi lấy kết quả. Kết quả có thể dưới dạng vất chất hoặc không có dạng vật chất. Tùy vào mục đích sử dụng thì chi phí sẽ được phân loại theo các tiêu thức khác nhau nhằm phục vụ các thông tin dưới nhiều góc độ khác nhau phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý.

Tuy nhiên, phân loại chi phí tại các trường đại học công lập hiện nay chủ yếu theo mục lục ngân sách nhà nước. Việc phân loại này chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị của ban lãnh đạo cũng như phục vụ cho việc tính giá thành dịch vụ đào tạo. Ngay cả việc phân tích biến động chi phí so với dự toán cũng chưa được các trường chú trọng, điều này làm hạn chế việc kiểm soát chi phí và công tác đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị.

Kế toán chi phí tại các trường đại học công lập tự chủ

Nhằm phục vụ cho việc hoạch định, kiểm soát chi phí và phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng công việc, giúp các đơn vị đại học công lập đưa ra những quyết định đúng về xác định quy mô đào tạo, tính giá thành dịch vụ đào tạo… công tác kế toán quản trị chi phítại các trường đại học công lập tự chủ về tài chính cần lưu ý những vấn đề sau:

Về phân loại chi phí

Hiện nay, chi phí tại các trường đại học công lập được phân loại theo mục lục ngân sách, cho nên mới chỉ đáp ứng được yêu cầu của cơ quan quản lý chứ chưa đáp ứng yêu cầu quản trị. Trong khi, hoạt động của nhà trường lại luôn thay đổi qua các năm, do đó, để đánh giá được ảnh hưởng của chi phí tới công tác hoạch định, kiểm soát, nhà quản lý cần phải làm rõ mối quan hệ giữa chi phí với hoạt động.

Theo yêu cầu này, chi phí nên được phân loại thành biến phí và định phí. Trong đó, biến phí được xác định là những chi phí mà tổng của nó sẽ thay đổi khi số lượng sinh viên thay đổi nhưng sẽ không đổi khi tính cho một sinh viên và có liên quan trực tiếp đến hoạt động đào tạo sinh viên.

Biến phí bao gồm: Tiền lương trả cho giảng viên giảng dạy trực tiếp theo giờ giảng; chi phí đồ dùng, dụng cụ dùng học tập. Định phí được xác định là những chi phí không biến đổi khi số lượng sinh viên thay đổi và sẽ thay đổi nếu tính cho một sinh viên như:

Tiền lương trả cho giảng viên hàng tháng theo ngạch, bậc; Tiền lương trả cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ hoạt động đào tạo; Chi phí khấu hao thiết bị giảng dạy, khấu hao phòng học, phòng máy; Chi phí dụng cụ văn phòng, chi phí đào tạo cán bô, nhân viên, giảng viên; Học bổng cho sinh viên…

Đối với một số trường hợp chi phí hỗn hợp (vừa là định phí vừa là biến phí), thì có thể sử dụng phương pháp cực đại, cực tiểu để tách ra biến phí và định phí.

Về đối tượng tập hợp chi phí

Các trường đại học công lập tự chủ hiện nay có chủ trương đào tạo nhiều ngành với đa dạng hình thức đào tạo như: đại học, cao đẳng và trung cấp theo hệ chính quy, liên thông, tại chức… do đó, đối tượng tập hợp chi phí cần tập hợp theo từng bậc đào tạo và từng hệ đào tạo.

Đối với đối tượng tính chi phí, kỳ tính chi phí đào tạo và phương pháp tính chi phí đào tạo, nên xác định là sinh viên của từng bậc và từng hệ đào tạo. Kỳ tính chi phí đào tạo phù hợp cho các trường sẽ được lựa chọn là năm học.

Đối với các trường đã xây dựng được định mức chi phí đào tạo cho một sinh viên thì chi phí đào tạo (giá thành đào tạo) sẽ được tính theo phương pháp tỷ lệ, nếu chưa xây dựng được định mức thì tính theo phương pháp trực tiếp.

Về quy trình kế toán chi phí đào tạo

 Nhìn chung, quy trình kế toán chi phí đào tạo tại các trường đại học công lập tự chủ tài chính có thể thực hiện tương tự như đối với các DN sản xuất sản phẩm, tuy nhiên có sự khác biệt đó là sẽ không có sản phẩm dở dang cuối kỳ, vì kết quả đào tạo được tính cho từng năm học. Có thể tóm tắt quy trình này bao gồm 3 bước như sau:

Bước 1: Tập hợp chi phí thực tế phát sinh theo biến phí và định phí cho từng  bậc đào tạo và hệ đào tạo.

Bước 2: Tổng hợp các chi phí đã phát sinh và tiến hành phân bổ những chi phí phát sinh chung cho các đối tượng có liên quan. Tiêu thức phân bổ có thể lựa chọn là số lượng sinh viên của từng bậc, hệ đào tạo.

Bước 3: Tính giá thành sản phẩm đào tạo hoàn thành theo bậc và hệ đào tạo.

Về phân tích biến động chi phí

Sau khi xác định được chi phí thực tế phát sinh theo 2 yếu tố là biến phí và định phí, tiếp tục thực hiện việc so sánh số liệu này với dự toán ban đầu đã lập để chỉ ra sự biến động của chi phí, từ đó phân tích, tìm ra nguyên nhân của biến động và đưa ra các giải pháp nhằm mang lại hiệu quả tối ưu.

Thực tế các trường đại học công lập tự chủ tài chính hiện nay đã thực hiện việc lập dự toán theo quy định và yêu cầu của các cơ quan quản lý, tuy nhiên công tác này chỉ thực hiện đối với các khoản chi theo mục lục ngân sách nhà nước. Vì vậy, để phục vụ cho việc phân tích sự biến động của chi phí, đòi hỏi dự toán phải được lập bắt đầu từ các phòng ban và chi tiết cho từng nội dung chi, chẳng hạn như:

- Phòng tổ chức hành chính: Căn cứ vào số lượng cán bộ viên chức, người lao động và dự kiến số lượng tăng, giảm trong năm kế hoạch cung cấp cho bộ phận lập dự toán tổng hợp, cụ thể là phòng kế toán, để bộ phận này dự toán tiền lương và các khoản thu nhập theo lương.

- Phòng quản trị thiết bị: Căn cứ vào tình hình và nhu cầu sử dụng tài sản của đơn vị để dự toán kinh phí sửa chữa tài sản, kinh phí mua sắm tài sản cho năm kế hoạch.

- Thư viện: Căn cứ vào số lượng đầu sách hiện còn, số lượng sinh viên năm kế hoạch và danh mục, loại sách, tạp chí chuyên ngành cần thiết cho giảng viên, sinh viên tham khảo do các khoa, bộ môn gửi về sẽ tiến hành lập dự toán cho năm tiếp theo.

- Phòng đào tạo: Căn cứ số lượng sinh viên hiện tại và số lượng sinh viên dự kiến tuyển sinh để lập dự toán tổng số lượng sinh viên của năm kế hoạch để lập dự toán các khoản chi phục vụ học tập và giảng dạy….

Nói chung, thực hiện lập dự toán từ các bộ phận trong đơn vị, các trường mới thu hút và tập trung được trí tuệ cũng như kinh nghiệm của các phòng ban khác nhau vào quá trình lập dự toán. Theo đó, các khoản chi mới được dự toán một cách chi tiết với số liệu có độ tin cậy cao, đáp ứng cho việc phân tích biến động chi phí.

Thông qua phân tích tình hình biến động của chi phí, các trường đại học công lập tự chủ mới có thể xác định được các khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi phí, thông qua đó xác định các xu hướng và giải pháp để kiểm soát chi phí.

Tóm lại, cơ chế tự chủ là xu thế tất yếu, đáp ứng yêu cầu của quy luật phát triển. Vì vậy, các trường đại học buộc phải thích nghi và muốn tồn tại, phát triển trong môi trường mới này thì việc vận dụng kế toán quản trị chi phí là hết sức cần thiết, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của đơn vị, khắc phục các vấn đề về lãng phí, về những hoạt động chưa hiệu quả trong môi trường công, giúp cho đơn vị ngày càng phát triển mạnh và bền vững.       

1. Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đề án thí điểm đổi mới thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với một số trường đại học công lập, 2011;

2. Chính phủ, Nghị quyết số 77/NQ-CP ngày 24/10/2014 về thí điểm đổi mới cơ chế hoạt động đối với các cơ sở giáo dục công lập giai đoạn 2014-2017;

3. Chính phủ (2015), Nghị định số 16/2015/NĐ- CP ngày 14/2/2015 về quy định cơ chế tự chủ đối với các đơn vị sự nghiệp công lập;

4. Đoàn Ngọc Quế và cộng sự (2011), Kế toán quản trị, NXB Lao động;

5. Huỳnh Lợi (2010), Kế toán quản trị, NXB Phương Đông;

6. Lê Quốc Diễm (2013), Tổ chức công tác kế toán quản trị tại trường đại học lao động xã hội (cơ sở 2), Luận văn thạc sỹ, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh;

7. Trần Đức Chung, 2016, Kế toán quản trị đối với đơn vị sự nghiệp công lập trong nền kinh tế hội nhập, Tạp chí tài chính, Kỳ II tháng 7/2016;

8. Phạm Văn Trường, Cơ chế quản lý tài chính giáo dục đại học công lập, Tạp chí Tài chính, tháng 7/2013.

(Theo Tạp Chí Tài Chính , Bài : Lê Quốc Diễm)