Cách tiếp cận tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp kể cả doanh nghiệp hoạt động vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận cũng cần phải duy trì một hệ thống thông tin kế toán. Hiện nay, có những cách tiếp cận khác nhau về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, tùy theo từng điều kiện hoàn cảnh và đặc điểm tổ chức các đơn vị. Bài viết sử dụng phương pháp nghiên cứu lý thuyết để tổng hợp và hệ thống các nghiên cứu trong và ngoài nước, từ đó thảo luận về các cách tiếp cận này.

   Trên thế giới, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm, chức năng của hệ thống thông tin kế toán nhưng tựu chung lại, hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng.

    Do vậy, hệ thống thông tin kế toán mang đầy đủ đặc trưng của một hệ thống nói chung, tức là để hiểu bản chất của một hệ thống kế toán, thì không chỉ xem xét các phần tử một cách riêng lẻ, độc lập với nhau mà quan trọng hơn là phải nghiên cứu kết cấu, hiểu rõ mối liên hệ giữa các phần tử để tổ chức phối hợp hoạt động nhằm thực hiện tốt chức năng của hệ thống (Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2013).

    Hiện nay, có một số cách tiếp cận về tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán như:

    Mô hình quy trình xử lý thủ công: Mô hình quy trình thủ công là mô hình lâu đời nhất hiện nay. Mô hình này bao gồm các yếu tố sự kiện, nguồn lực và con người, mang những đặc điểm của quy trình hoạt động kinh doanh của đơn vị.

   Nó có thể bao gồm một số nhiệm vụ cụ thể như nhận đơn đặt hàng, lưu trữ nguyên liệu tồn kho, sản xuất hàng hóa để bán, giao hàng hóa đến tận tay khách hàng và đặt hàng với nhà cung cấp. Mô hình này cũng bao gồm các nghiệp vụ ghi chép sổ sách thủ công.

    Việc nghiên cứu quy trình thủ công sẽ giúp cho chúng ta tìm hiểu được quá trình luân chuyển thông tin và tính logic trong quy trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra, nó cũng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các hoạt động kiểm soát nội bộ, bao gồm chức năng phân quyền, giám sát, kiểm tra độc lập và kiểm toán nội bộ. 

Mô hình tệp tin: Mô hình tệp tin gắn liền với cái gọi là “hệ thống lưu trữ”. Đây là những hệ thống máy tính lớn được triển khai từ cuối những năm 1960 đến những năm 1980.

Ngày nay, các doanh nghiệp vẫn sử dụng hệ thống này một cách rộng rãi. Các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hiện đại sẽ thay thế chúng nhưng trong thời gian chờ đợi, kế toán phải tiếp tục xử lý các công nghệ hệ thống kế thừa này.

Mô hình tệp tin mô tả một môi trường mà ở đó các file dữ liệu đơn lẻ không có mối liên hệ với nhau. Người sử dụng thông tin sẽ nắm giữ dữ liệu của mình mà không chia sẻ với người khác. Do vậy, các ứng dụng đơn lẻ chứ không phải hệ thống tích hợp sẽ thực hiện việc xử lý số liệu.

Khi nhiều người sử dụng cần cùng một dữ liệu cho các mục đích khác nhau, họ sẽ phải thu thập các dữ liệu đơn lẻ lại thành một hệ thống cho mục đích cụ thể của họ. Mô hình này chỉ rõ ba vấn đề lớn cần khắc phục gồm:

- Lưu trữ dữ liệu: Một hệ thống thông tin hiệu quả sẽ thu thập và lưu trữ dữ liệu chỉ một lần và khiến các nguồn dữ liệu này sẵn có cho tất cả người muốn sử dụng chúng. Tuy nhiên, trong môi trường tệp tin, điều này là không thể. Để đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng, các doanh nghiệp phải phát sinh thêm chi phí thu thập và các thủ tục lưu trữ thông tin. Điều này tất yếu sẽ có những dữ liệu phổ biến được lưu trữ trùng lặp hàng trăm thâm chí hàng nghìn lần.

- Cập nhật dữ liệu: Các doanh nghiệp có một khối lượng khổng lồ dữ liệu được lưu giữ trong các tệp tin và đòi hỏi phải cập nhật định kỳ, chẳng hạn như sự thay đổi tên hay địa chỉ liên lạc của khách hàng. Khi người sử dụng lưu trữ nhiều file riêng lẻ, toàn bộ sự thay đổi phải thực hiện một cách riêng biệt bởi các người sử dụng khác nhau. Điều này tạo nên nhiều việc cho nhân viên và chi phí quản lý dữ liệu.

- Tính hiện hữu của dữ liệu: Ngược lại với vấn đề thực hiện nhiều lần cập nhật thông tin là vấn đề cập nhật không đồng bộ thông tin khi có sự thay đổi diễn ra. Nếu thông tin cập nhật không được thông báo rộng rãi cho tất cả người sử dụng thì sẽ dẫn đến tình trạng các quyết định đưa ra dựa trên thông tin bị lạc hậu, lỗi thời.

Mô hình cơ sở dữ liệu: Một doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề về các tệp tin bằng việc thực hiện mô hình cơ sở dữ liệu trong quản trị thông tin. Với dữ liệu được lưu trữ ở máy chủ, toàn bộ người sử dụng sẽ phải truy cập vào hệ thống để tiếp cận đến dữ liệu mà họ cần. Việc truy cập vào dữ liệu sẽ được kiểm soát bởi hệ thống quản trị dữ liệu (DBMS).

DBMS là một phần mềm chuyên biệt được lập trình để phân quyền cho người sử dụng tiếp cận đến dữ liệu nào. Chương trình của người sử dụng sẽ gửi yêu cầu dữ liệu về DBMS, nó sẽ phê duyệt truy cập tương ứng với quyền hạn của người sử dụng. Nếu người sử dụng mà yêu cầu những dữ liệu không được phân quyền thì hệ thống sẽ từ chối truy cập ngay lập tức.

Một hạn chế của mô hình này chính là các chương trình và các ứng dụng được cài đặt một cách độc lập, riêng lẻ chứ chưa có tính liên kết với nhau. Các mô hình này không được linh hoạt và không kiểm soát mức độ chia sẻ dữ liệu so với các mô hình hiện đại sau này.

Mô hình REA: REA là khung cơ sở kế toán được sử dụng để mô hình hóa các nội dung sau của một tổ chức, các nguồn lực kinh tế , các sự kiện kinh tế và các đại diện kinh tế và mối quan hệ giữa chúng. Một khi đã được xác định, các dữ liệu kế toán và phi kế toán có thể được nhận diện, thu thập và lưu trữ trong mối quan hệ với cơ sở dữ liệu.

Từ kho dữ liệu này, các quan điểm của người sử dụng được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của tất cả người dùng trong tổ chức. Tính khả dụng của nhiều chế độ xem cho phép sử dụng linh hoạt dữ liệu giao dịch và cho phép phát triển thông tin kế toán.

- Nguồn lực: bao gồm các tài sản của doanh nghiệp. Chúng được xác định là các đối tượng khan hiếm và chịu sự kiểm soát của doanh nghiệp.

- Sự kiện: Các sự kiện kinh tế là những hiện tượng ảnh hưởng đến sự thay đổi các nguồn lực. Chúng có thể là kết quả của các hoạt động như sản xuất, trao đổi, tiêu dùng và phân phối. Các sự kiện kinh tế là những yếu tố thông tin quan trọng của hệ thống kế toán và nên được nắm bắt trong một hình thức rất chi tiết để cung cấp một cơ sở dữ liệu phong phú.

- Đại diện: Các đại diện kinh tế là các cá nhân tham gia vào một sự kiện kinh tế. Họ có thể là các bên ở trong hoặc ngoài doanh nghiệp. Họ có quyền sử dụng hoặc thanh lý các nguồn lực kinh tế.

Ví dụ như nhân viên bán hàng, sản xuất, công nhân, nhân viên giao hàng, khách hàng và nhà cung cấp. Tuy nhiên, REA là một mô hình lý thuyết, không phải là mô hình thực tiễn. Tuy nhiên, nhiều nguyên lý của nó được tìm thấy trong các mô hình cơ sở dữ liệu tiên tiến, cụ thể là ERP.

Mô hình ERP: Hệ thống ERP là cách tiếp cận mới mang tính xu hướng hiện nay. Đây là phương thức quản lý kinh doanh và là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, tự động hóa các quy trình quản lý.

Tất cả hoạt động của doanh nghiệp như quản trị nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý cung ứng vật tư, quản lý tài chính, quản lý bán hàng, trao đổi với đối tác, khách hàng đều được thực hiện trên hệ thống ERP.

Cơ chế dữ liệu tập trung của hệ thống ERP giúp cho việc hợp nhất dữ liệu của doanh nghiệp trở nên thuận tiện và dễ dàng. Hệ thống ERP gồm các thành phần cơ bản như: Quy trình quản lý để xử lý hoạt động kinh doanh; Phần mềm ERP; Hệ thống trang thiết bị kết nối với nhau tạo thành một hệ thống mạng và truyền thông nội bộ; Dữ liệu tất cả bộ phận của doanh nghiệp được lưu trữ chung và con người tham gia vào các quy trình của hệ thống.

Trong hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán trên ERP và cùng với việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau (Nguyễn Hoàng Dũng, 2017).

Vì vậy, các chuyên gia cho rằng, việc áp dụng mô hình ERP rất phù hợp đối với các doanh nghiệp hiện nay để có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế và tổ chức một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả.

Qua việc tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong và ngoài nước, bài viết đã giới thiệu 05 cách tiếp cận nghiên cứu về về tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán hiện nay. Bên cạnh việc nhận diện ý nghĩa lý luận và thực tiễn của từng cách tiếp cận về hệ thống thông tin kế toán, bài viết cũng đã chỉ ra những hạn chế trong việc tiếp cận hệ thống thông tin kế toán dựa trên các mô hình khác nhau.

Từ đó, trình bày một cách tiếp cận mới mang tính xu hướng hiện nay, đó chính là mô hình ERP. Cách tiếp cận mới, mô tả một cách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin kế toán, giúp hiểu rõ hơn bản chất hệ thống thông tin kế toán và nhờ đó có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế và tổ chức một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả.   

Tài liệu tham khảo:

1. Đoàn Xuân Tiên (2006), Giáo trình tổ chức công tác kế toán, NXB Thống kê, Hà Nội;

2. Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn (2013), Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán, Tạp chí Kinh tế và Phát triển, số 192, tháng 6/2013;

3. Nguyễn Hoàng Dũng (2017), Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng Bắc miền Trung, luận án tiến sĩ, Học viện Tài chính;

4. Romney M.B, Steinbart P.J (2012), Accounting Information System, 12th edition, Prentice Hall;

5. Gelinas U.R, Sutton S.G (2002), Accounting Information System, South-Western.