VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP QUỐC TẾ

VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP QUỐC TẾ

 

Th.S. Phạm Thị Lan Hương*

*Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp

 

Tóm tắt

Ra quyết định là một trong những chức năng cơ bản của nhà quản lý. Các nhà quản lý phải thường xuyên đương đầu với những quyết định như: sản xuất cái gì? sản xuất như thế nào? nên tự làm hay mua các bộ phận, các linh kiện, phụ tùng? định giá sản phẩm ra sao? sử dụng các kênh phân phối nào? có nên chấp nhận các đơn đặt hàng đặc biệt hay không?...

Để thành công trong việc ra quyết định, các nhà quản lý phải dựa vào các nhân viên kế toán quản trị (KTQT), để cung cấp cho họ các thông tin thích hợp với từng tình huống ra quyết định. Trong bài viết này, chúng tôi muốn nêu vai trò và những nhân tố ảnh hưởng đến thông tin KTQT, đối với các quyết định khác nhau của nhà quản lý. Vai trò chủ yếu của KTQT trong quá trình ra quyết định là, cung cấp thông tin thích hợp (relevant information) cho các nhà quản lý ở các lĩnh vực, các cấp quản lý trong tổ chức để ra các quyết định. Do đó, hệ thống thông tin (HTTT) KTQT thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin hữu ích, có chất lượng để kiểm soát hoạt động, sử dụng nguồn lực tối ưu và giúp cho nhà quản lý trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định quản trị, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (DN).

Từ khóa: kế toán quản trị; hệ thống thông tin; doanh nghiệp.

Abstract:

Decision making is one of the basic functions of a manager. Managers are constantly faced with decisions such as: What to produce? how to produce? Should you do it yourself or buy parts, components, spare parts? How to price the product? Which distribution channels to use? Should special orders be accepted? To be successful in decision-making, managers must rely on management accountants to provide them with the appropriate information for each decision-making situation. In this article, we want to highlight the role and factors affecting management accounting information for different decisions of managers. The main role of management accounting in the decision-making process is to provide relevant information (relevant information) for managers in different fields and levels in the organization to make decisions. Therefore, the management accounting information system achieves the goal of providing useful and quality information to control activities, optimal use of resources and help managers in planning and controlling. and make management decisions that contribute to improving the business efficiency of enterprises.

Keywords: management accounting; information system; interprise.

JEL: M15, M40, M41, F02, F23.

Vai trò của thông tin KTQT đối với quản trị DN

Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán

Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó, các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị (NQT) hay lập, thường có dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau, chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu. Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù DN sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý. Do đó, để chức năng lập kế hoạch dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở.

Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện

Với chức năng thực hiện, NQT phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT. Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà NQT mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.

Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá

NQT sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là, so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này, NQT cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi, giúp NQT có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.

Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định

Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch - tổ chức thực hiện - kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định. Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp, nhằm phục vụ chức năng ra quyết định. Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn, vì những thông tin này thường không có sẵn. KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất và giải thích quá trình phân tích đó cho các NQT. KTQT giúp các NQT trong quá trình ra quyết định, không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích, vào những tình huống khác nhau. Để từ đó, NQT lựa chọn ra quyết định thích hợp nhất.

Đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN

Nguồn lực của DN được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị, nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá. Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là, nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra. Ngoài ra, quá trình này còn giúp DN phát hiện những thay đổi sẽ xảy ra. Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng, sẽ có tác dụng tốt cho DN trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện trong tương lai. Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá, còn giúp cho DN phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nào sẽ có hiệu quả nhất, đồng thời phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh. Thông tin KTQT là tập hợp các sự kiện, các sự kiện này sẽ trở thành thông tin hữu ích, khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tương lai của người nhận nó.

Có thể nói rằng, thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức. Nó được coi là phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của DN, là phương tiện để liên hệ với nhau của tổ chức, nhằm đạt mục tiêu chung của DN. Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trong việc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. Thông tin tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của DN với môi trường bên ngoài DN. Chính qua việc trao đổi thông tin mà DN, đặc biệt là NQT, mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Chính thông qua thông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở, tác động tương hỗ với môi trường của nó. Chính vì thế, thông tin đóng một vai trò quan trọng, trong quản trị DN.

Thực trạng tổ chức HTTT KTQT DN

Hiện nay, nhìn chung công tác KTQT nói chung đã được quan tâm hơn trong các DN, tuy nhiên một số DN còn chưa chú trọng đến công tác KTQT và sử dụng các thông tin KTQT trong quá trình quản lý DN. Trong số các DN làm tốt công tác KTQT thì đa phần các công ty đều đã thực hiện tổ chức KTQT theo một trong hai mô hình: kết hợp trên cùng bộ máy kế toán với kế toán tài chính hoặc tách biệt giữa kế toán tài chính và KTQT. Tuy nhiên, các thông tin kế toán cung cấp mới chỉ chú trọng về thông tin kế toán tài chính, chưa quan tâm đến thông tin KTQT nói chung và KTQT chi phí nói riêng, chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin, Để thực hiện theo quy trình KTQT, gắn với chức năng của các NQT trong DN. Có thể kể một số nội dung:

Thứ nhất, thông tin về phân loại chi phí

Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí phục vụ cho KTQT, cũng đã được thực hiện ở một số ít DN. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều tiến hành nhận diện, phân loại chi phí theo chức năng và yếu tố chi phí.

Ví dụ: Ở các DN sản xuất bia rượu, nước giải khát, chi phí sản xuất sản phẩm xi măng bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản chi phí tiền lương; các khoản trích theo lương; chi phí sản xuất chung; chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.

Thứ hai, thông tin về công tác xây dựng định mức, lập dự toán chi phí

Hiện nay, chủ yếu trong các công ty sản xuất đều quan tâm và thực hiện công tác xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, một số công ty xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp, một số ít công ty không tiến hành xây dựng định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.

Việc xây dựng định mức thường được thực hiện xây dựng từ đầu năm, căn cứ vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và tình hình thực hiện định mức năm trước. Công tác xây dựng dự toán chi phí cũng được chú trọng và thực hiện lập theo năm. Các dự toán mới, giúp các NQT trong công tác kế hoạch hoá chưa có tác dụng nhiều trong hoạt động kiểm soát.

Thứ ba, về thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin thực hiện về chi phí

Về tài khoản và sổ kế toán chi tiết: trong các DN, việc thu thập các thông tin phục vụ các NQT thực hiện chức năng quản trị đều dựa trên hệ thống các chứng từ, tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, chi tiết chi phí với các chỉ tiêu được thiết lập, phục vụ cho yêu cầu của kế toán tài chính.

Về các thông tin trên báo cáo KTQT: các báo cáo này phần lớn mang tính chất chi tiết của báo cáo tài chính bao gồm: báo cáo giá thành sản xuất; báo cáo chi tiết chi phí bán hàng; báo cáo chi tiết chi phí quản lý DN; báo cáo giá thành toàn bộ chi tiết cho từng sản phẩm; lập theo khoản mục chi tiết yếu tố chi phí; một số ít công ty lập theo biến phí, định phí.

Về phân tích so sánh các thông tin chi phí: các công ty đều thực hiện phân tích các thông tin thực hiện so với dự toán, trong đó chú trọng phân tích sự biến động về chi phí sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, khi phân tích biến động về chi phí sản xuất kinh doanh đều xem xét, phân tích biến động về các yếu tố thuộc các khoản mục chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN chi tiết cho từng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ thể hiện trên các báo cáo KTQT, chưa thực hiện phân tích chi phí theo biến phí và định phí.

 

Một số hạn chế trong tổ chức HTTT KTQT DN

Một là, các thông tin kế toán cung cấp mới chỉ chú trọng về thông tin kế toán tài chính, chưa quan tâm đến thông tin KTQT nói chung và KTQT chi phí nói riêng, chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin, để thực hiện theo quy trình KTQT gắn với chức năng của các NQT trong DN.

Hai là, trong quá trình phân loại chi phí còn chưa xuất phát từ đặc điểm, bản chất phát sinh của chi phí như các khoản thuế, phí, chi sửa chữa tài sản cố định, chi phí lương,… chưa phát huy được tác dụng, trong công tác quản lý và kiểm soát chi phí.

Ba là, việc lập dự toán và định mức các khoản chi phí chưa được quan tâm đúng mức, bởi vậy mà chưa có sự chủ động trong kế hoạch sản xuất, hầu hết phụ thuộc vào đối tác. Công tác phân tích chi phí - khối lượng - lợi nhuận chưa được các DN thực hiện, do vậy thông tin chi phí chưa phát huy tác dụng trong việc lựa chọn những phương án sản xuất tối ưu, chưa tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong DN. Công tác KTQT, trong đó có KTQT chi phí chưa được chú trọng, hệ thống, sổ sách còn rất sơ sài chủ yếu vẫn sử dụng sổ sách chi tiết của kế toán tài chính,…

 

Các nhân tố ảnh hưởng đến HTTT KTQT DN

Mục tiêu, chiến lược của DN và nhu cầu từ phía NQT: xây dựng kế hoạch về chi phí hoạt động của DN, đồng nghĩa với việc xác định các mục tiêu và xây dựng chiến lược để đạt được mục tiêu đó. Đây chính là nhân tố mấu chốt mà NQT cần tính tới, để tổ chức HTTT KTQT chi phí. Tuy nhiên hiện nay, nhu cầu thông tin KTQT chi phí từ phía NQT DN chưa thực sự rõ ràng. Các NQT ra quyết định đều dựa trên kinh nghiệm và thói quen quản lý, nên khó có thể kiểm soát được chi phí và kết quả kinh doanh. Đây là một bằng chứng cụ thể, chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến việc tổ chức HTTT KTQT chi phí trong các DN còn nhiều tồn tại và hạn chế.

Đặc điểm tổ chức sản xuất: tổ chức sản xuất cho thấy rõ, hình thức tổ chức của quá trình sản xuất, tính chất phân công lao động giữa các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất, đặc điểm của sự kết hợp lao động với tư liệu lao động và đối tượng lao động trong quá trình sản xuất. Bên cạnh đó, tổ chức sản xuất còn là việc chỉ ra cách thức bố trí các bộ phận sản xuất: có thể tổ chức theo hình thức công nghệ, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện một loại công nghệ nhất định hoặc tổ chức theo hình thức kết hợp cả hai cách trên.

Công nghệ kỹ thuật và trình độ nhân viên thực hiện công việc kế toán: khối lượng thông tin mà KTQT chi phí phải xử lý và chuyển thành các thông tin có ích là rất lớn, quá trình xử lý thông tin cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do đó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tính và các phần mềm xử lý thông tin là rất cần thiết, trong quá trình tổ chức HTTT kế toán. Bên cạnh đó, trình độ kiến thức và kỹ năng làm việc của nhân viên KTQT cũng có tác động không nhỏ đến chất lượng của HTTT KTQT chi phí. Tuy nhiên, hầu hết các DN Việt Nam, chủ yếu là các DN vừa và nhỏ, các nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân sự cũng còn rất hạn chế. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến việc, HTTT KTQT trong các DN khó có điều kiện tổ chức và phát triển.

 

Một số trao đổi nhằm nâng cao hiệu quả HTTT KTQT DN

Xây dựng bộ máy KTQT: hiện nay, do các DN đều chưa vận dụng KTQT một cách có hệ thống, nên việc lựa chọn mô hình bộ máy kế toán nào cũng đang đặt ra nhiều câu hỏi. Việc kết hợp mô hình KTQT và kế toán tài chính hỗn hợp, sẽ vừa sử dụng được dữ liệu đầu vào của kế toán tài chính (tài khoản kế toán chi tiết, tổng hợp, các bảng kê chi tiết phù hợp…) cũng như sẽ bổ sung thêm dữ liệu cần có của KTQT (báo cáo nội bộ, kế hoạch sản xuất…). Bên cạnh đó, kế toán tài chính và KTQT có mối quan hệ mật thiết với nhau về nguồn thông tin, nguồn dữ liệu,… nên việc áp dụng mô hình tổ chức hỗn hợp kế toán tài chính và KTQT, sẽ tận dụng được mối quan hệ về thu thập, cung cấp thông tin.

Nhận diện và phân loại chi phí: cần nhận diện và phân loại chi phí theo mức độ hoạt động bao gồm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Khi đó, các thông tin của KTQT sẽ được trình bày rõ ràng hơn trên các báo cáo như báo cáo sản xuất, báo cáo dạng lãi trên biến phí, xác định các loại giá thành, mô hình mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận (CVP), qua đó NQT sẽ nhận biết thông tin chính xác hơn. Từ đó, DN có những quyết định tốt nhất về giá bán sản phẩm, doanh thu, sản lượng hòa vốn, vùng an toàn: thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin thực hiện về chi phí. Thông tin về chi phí phải đảm bảo các yêu cầu cung cấp được thông tin về các đối tượng tập hợp chi phí, bao gồm: các bộ phận văn phòng quản lý tại các công ty, bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất; thông tin về biến phí, định phí của từng yếu tố phí. Trên cơ sở các tài khoản, sẽ mở các sổ kế toán chi tiết chi phí tương ứng.

Xây dựng hệ thống báo cáo KTQT chi phí: hệ thống các báo cáo KTQT chi phí có thể bao gồm:

- Hệ thống báo cáo dự toán chi phí như báo cáo dự toán chi phí tại phân xưởng sản xuất; báo cáo dự toán chi phí bộ phận bán hàng; báo cáo dự toán chi phí bộ phận kinh doanh; báo cáo dự toán chi phí bộ phận quản lý DN; báo cáo dự toán chi phí toàn DN.

- Hệ thống báo cáo phân tích, đánh giá có các loại báo cáo: báo cáo tình hình thực hiện chi phí tại phân xưởng sản xuất; báo cáo tình hình thực hiện chi phí bộ phận bán hàng; báo cáo tình hình chi phí bộ phận kinh doanh; báo cáo tình hình thực hiện chi phí bộ phận quản lý DN; báo cáo tình hình thực hiện chi phí toàn DN.

Kết luận

HTTT KTQT có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế, đặc biệt trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới và trong nền Công nghiệp 4.0. Vì thế, tổ chức HTTT KTQT trong các DN như thế nào, có chất lượng phục vụ cho công tác quản lý, cho quá trình ra quyết định, là một tất yếu khách quan. Với sự phát triển khoa học, công nghệ và thông tin như hiện nay, đòi hỏi việc cung cấp thông tin KTQT phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, để phục vụ cho quản lý và việc ra quyết định, giúp DN đạt mục tiêu đã đề ra.

Tài liệu tham khảo

1. TS. Nguyễn Đăng Huy, (2018), KTQT, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân.

2. Hilton, R.H., (1991), managerial accounting. McCraw-Hill, Inc. NewYork, USA.

3. Horngren C.T., Bhimani A., Datar S.M., Foster G.,(1999), Management and cost accounting. prentice-Hall europe.

4. Horngren C.T., Datar S.M., Foster G., (1997), Cost Accounting: A Managerial Emphasis (9th edition). Prentice Hall Europe. Prentice-Hall, Inc.

 

Nguồn: tapchiketoan