Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ để quản lý rủi ro trong doanh nghiệp và tổ chức ở Việt Nam

Sau một loạt vụ việc kinh tế liên quan đến một số doanh nghiệp (DN) và tổ chức xảy ra trong thời gian vừa qua, được báo chí Việt Nam đưa tin kéo theo nhiều yếu tố bất ổn trong môi trường kinh doanh, có tác động đến hoạt động của DN. Các nhà quản trị chiến lược ngày nay, quan tâm ngày càng nhiều hơn đến những vấn đề thể chế DN, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quá trình thiết kế và thực thi chiến lược cho DN của mình.

Không chỉ có vậy, không khí trong công chúng và các cơ quan quản lý Nhà nước cũng nóng lên, xoay quanh những vấn đề đầy tính thời sự này, kéo theo sự ra đời của những đạo luật ngày càng mang tính “kiểm soát” hơn.

Xét trên góc độ quản trị kinh doanh, đã đến lúc cần đặt dấu hỏi lớn, đối với vấn đề đạo đức nghề nghiệp trong DN. Tổ chức và khả năng vận hành của những thiết kế hệ thống hiện có liên quan đến thể chế DN, KSNB và quản lý rủi ro cùng với tác dụng của những thiết chế giám sát từ bên ngoài.

Trong khi đó, nhiều DN thường chờ đợi được hướng dẫn của Nhà nước mà không chủ động thiết kế cho mình những hệ thống hữu hiệu. Đồng thời, cũng có không ít sự băn khoăn không hiểu những hướng dẫn này được thiết kế dưới góc nhìn của “quản lý Nhà nước” hay góc nhìn của “quản trị kinh doanh”. Dường như, cũng chưa có sự rạch ròi lắm, giữa những quy định mang tính luật pháp với những quy định nội bộ, mà DN là người chịu trách nhiệm thiết kế.

Hội đồng các tổ chức tài trợ ủy ban Treadway (COSO) xây dựng mô hình đánh giá hệ thống KSNB (HTKSNB) được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới, như những chuẩn mực của chất lượng KSNB. Theo mô hình này, KSNB được định nghĩa là “Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và các cá nhân thực thi. Được xây dựng, nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý, đối với mục đích đạt được của những nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các BCTC; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.”

Một HTKSNB vững mạnh, sẽ đem lại cho DN các lợi ích như: Giảm bớt rủi ro trong mọi hoạt động của DN, bao gồm: Rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh, rủi ro thông tin, rủi ro trong quản lý và sử dụng các tài sản, rủi ro trong việc các thành viên trong DN không tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động do DN đề ra, cũng như các quy định của luật pháp. Trên cơ sở quản lý được rủi ro, sẽ đảm bảo cho DN tuân thủ đúng các quy định, hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực. Có khả năng đảm bảo an ninh tài chính, đảm bảo khả năng hoạt động liên tục, đứng vững và phát triển trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển và hội nhập.

ở Việt Nam hiện nay, các DN nói chung đã nhận thức được vai trò của HTKSNB trong quản lý và điều hành đơn vị. Tuy nhiên, việc xây dựng HTKSNB tại các DN Việt Nam hiện nay chưa chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của DN, chưa chú trọng đến phòng ngừa và quản lý rủi ro mà chỉ tập trung vào việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán về kinh tế tài chính. Điều đó, đã hạn chế tác dụng của HTKSNB, thậm chí ở một vài DN, KSNB chỉ mang tính hình thức, gây tốn kém thêm chi phí, … Qua bài viết, tác giả muốn trao đổi về việc xây dựng HTKSNB hướng đến quản trị rủi ro trong DN, góp phần giúp các DN nâng cao năng lực quản lý, đảm bảo và duy trì phát triển bền vững.

Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về HTKSNB. Trên những nét chung nhất, HTKSNB của DN thường bao gồm: Môi trường kiểm soát, hệ thống quản lý rủi ro; Hệ thống thông tin và truyền thông. Trong đó, cốt lõi là Hệ thống kế toán, Các quy chế, thủ tục kiểm soát và Hệ thống giám sát và thẩm định việc quản lý rủi ro.

Có thể nói, để ổn định và phát triển trong điều kiện hiện nay thì việc xây dựng HTKSNB hướng tới quản lý rủi ro, cần được coi là vấn đề ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, thực tế hiện nay, ở Việt Nam cho thấy, ở phần lớn các DN chưa thực sự quan tâm về quản lý rủi ro khi xây dựng HTKSNB. Nhiều DN không nhận thức rõ về  rủi ro tiềm ẩn hay hiện hữu, nên không xây dựng chính sách quản lý rủi ro. Không ít DN không phân công trách nhiệm rõ ràng, không quy định rõ người chịu trách nhiệm quản lý rủi ro ở cấp độ toàn DN và từng bộ hoặc chưa có biện pháp đánh giá rủi ro theo một hệ thống thống nhất mà còn thực hiện manh mún, nhỏ lẻ và không đồng bộ giữa các bộ phận trong DN. Đặc biệt, còn khá nhiều DN thiếu sự trao đổi thông tin về rủi ro trong DN, nên chưa có được biện pháp thích hợp để ngăn chặn và chống đỡ rủi ro. Do những hạn chế thiếu sót đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của nhiều DN, nhiều DN đã lâm vào tình trạng thua lỗ kéo dài, thậm chí phá sản.

Qua những phân tích trên cho thấy, sự cần thiết cấp bách của việc xây dựng HTKSNB  gắn với quản lý rủi ro, nhằm tăng khả năng dự báo, đánh giá, ngăn chặn và quản lý có hiệu quả rủi ro trong DN. DN cần có các quy định cụ thể về xây dựng và hướng dẫn thực hiện một HTKSNB hiệu lực, hiệu quả gắn liền với chức năng đánh giá và quản lý rủi ro. Cụ thể:

-        Về môi trường kiểm soát: Các nhà lãnh đạo DN cần nhận thức rõ, phải đưa vấn đề quản lý rủi ro là vấn đề ưu tiên hàng đầu. Theo đó, DN cần có các chính sách về quản lý rủi ro ở cấp độ toàn DN và cụ thể, với từng hoạt động của DN. Cần phải quy định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đánh giá và quản lý rủi ro. Đặc biệt, cần tôn trọng các nguyên tắc KSNB trong phân công, phân nhiệm, cần rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý. Nhằm cụ thể hoá, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong DN, tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ DN.

-        Về Hệ thống thông tin và truyền thông: Hiện nay, hệ thống thông tin trong các DN chủ yếu do phòng kế toán thực hiện, điều này dẫn đến làm giảm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát vì phòng kế toán kiểm soát chỉ ngăn chặn được sự gian lận của các nhân viên khác, còn bản thân nhân sự phòng kế toán có thể xảy ra gian lận và sai sót. Ban lãnh đạo cần quan tâm đến hình thức kiểm tra chéo và tách biệt giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi sổ và bảo quản tài sản. Các DN tăng cường công tác kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ,... phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định quản lý phù hợp, kịp thời, giảm thiểu rủi ro. 

-        Về các quy chế và thủ tục kiểm soát, nhằm quản lý rủi ro: DN cần thiết lập quy trình quản lý rủi ro trong quá trình xây dựng chiến lược DN, xác định những giao dịch, sự kiện có khả năng xảy ra gây ảnh hưởng đến DN. Đồng thời, quản lý rủi ro trong phạm vi cho phép, nhằm đạt được mục tiêu của DN. Quản lý rủi ro là một chức năng quan trọng trong HTKSNB. Một HTKSNB được coi là có hiệu lực, khi yếu tố đánh giá và quản lý rủi ro được thiết lập và hoạt động có hiệu quả.

-        Về hệ thống giám sát và thẩm định: DN cần thiết lập một hệ thống giám sát và thẩm định theo hai hướng: Kiểm soát theo chiều dọc và kiểm soát theo chiều ngang. Thiết lập hệ thống KSNB theo chiều dọc, có nghĩa là thiết lập hệ thống KSNB theo cơ cấu tổ chức quản lý dọc từ trên xuống các bộ phận và cá nhân, theo sự phân công phân nhiệm cho từng cá nhân trong DN. Việc kiểm soát theo chiều dọc, được xác lập qua cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức và phân công phân nhiệm, thể hiện ở quy chế bộ phận và quy chế cá nhân ở trên. Khi hai loại quy chế này được thực hiện tốt, có nghĩa là cơ chế kiểm soát đã được vận hành. Thiết lập hệ thống KSNB theo chiều ngang là việc xây dựng các cơ chế, thủ tục kiểm soát thông qua các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của DN. DN cần phải xác định các chức năng cơ bản trong từng quy trình (quy trình bán hàng, quy trình mua hàng,...),  xác định mục tiêu và rủi ro của từng quy trình, từ đó mới đưa ra các cơ chế kiểm soát áp dụng phù hợp với quy trình đó. Kết hợp lại sẽ có được mạng lưới kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với mọi thành viên và mọi hoạt động trong DN theo ma trận như hình 1 (phía dưới).

Ma trận kiểm soát này, sẽ đảm bảo kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, đảm bảo sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Mặt khác, các DN cần tổ chức bộ phận chuyên trách thực hiện kiểm tra, giám sát như Ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ, … thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ để kịp thời ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa sai phạm, phòng ngừa rủi ro trong mọi mặt hoạt động kinh doanh và tài chính của DN.

Hiện tại, có một số ý kiến cho rằng, các DN của Việt Nam chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của KSNB hoặc chưa xây dựng cho mình những hệ thống KSNB hữu hiệu. Điều này cũng dễ hiểu, bởi nhiều DN đang trong giai đoạn chuyển đổi từ một hình thái kinh tế cũ sang một hệ thống vận hành mới hoặc như cũng nhiều DN mới hoạt động đang phải lo toan vật lộn với cuộc sống “cơm áo gạo tiền” hàng ngày của DN, trong một môi trường tồn tại “thách thức” nhiều hơn “cơ hội”. Với nguồn lực có hạn, DN phải giành cho mình những ưu tiên mang tính thiết yếu hơn.

Tuy nhiên, xét về lâu dài, thiết nghĩ DN cần phải tạo dựng nền tảng cho những phát triển bền vững sau này, thông qua những thiết kế hệ thống hữu hiệu, là một trong những việc làm hết sức cụ thể, để nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Mặc dù, đây là công việc của cả một quá trình với nhiều nỗ lực cả về thời gian, tiền bạc và trí tuệ của DN. Hơn nữa, việc thiết lập những thiết kế hệ thống, trong đó có KSNB hoàn toàn thuộc trách nhiệm của DN. Những đòi hỏi của những đối tác bên trong DN, như cổ đông hay cán bộ nhân viên, cũng như những đối tác bên ngoài DN như khách hàng, nhà cung cấp hay công chúng là những cổ đông tiềm năng, cũng là những sức ép buộc DN phải có những thiết kế hữu hiệu.

Trên đây, là một số trao đổi về việc xây dựng HTKSNB hướng đến quản trị rủi ro trong DN. Tác giả bài viết hi vọng, góp phần làm rõ hơn những vấn đề cần thiết để xây dựng và thực hiện một HTKSNB tốt hơn trong thực tiễn hoạt động của các DN./.

Hình 1

 

Tài liệu tham khảo

1. Giáo trình Kiểm toán - Học viện Tài chính
2. VSA 400
3. Nguyễn Thị Phương Hoa, Giáo trình kiểm soát quản lý, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2009

Ngô Thế Chi, Đoàn Xuân Tiên, Vương Đình Huệ (1995), Kế toán - Kiểm toán và phân tích tài chính DN, NXB Tài chính - Hà Nội

Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán – Bài của Th.s Nguyễn Thanh Thủy * Học viện Tài chính