Sử dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng trong hoạt động kiểm toán (Techniques for evidence collection in auditing activities)

Kết thúc mỗi cuộc kiểm toán, Kiểm toán viên (KTV) phải đưa các ý kiến đánh giá và xác nhận về các thông tin được kiểm toán. Căn cứ để KTV hình thành và đưa ra ý kiến kiểm toán là các bằng chứng kiểm toán. Thực tế cho thấy, có nhiều cuộc kiểm toán do giới hạn về số lượng cũng như độ tin cậy của các bằng chứng kiểm toán thu thập dẫn đến KTV từ chối đưa ra ý kiến, đưa ra ý kiến loại trừ hoặc có ý kiến đưa ra không chính xác đối với các thông tin được kiểm toán, điều đó gây phiền toái đến các đối tượng quan tâm, sử dụng các các thông tin.

Vì vậy, trong hoạt động kiểm toán, KTV cần  áp dụng có hiệu quả các kỹ thuật thu thập bằng chứng, để đưa ra những ý kiến có độ tin cậy cao nhất về các thông tin Tài chính - Kế toán.

(Ending each audit, Auditors must take the feedback and validation of the information to be audited. The basis for the auditor to form and express the audit opinion is the audit evidence. In fact, there are many audits due to limit on the quantity and reliability of the audit evidence gathered lead to the auditors refused to express opinions, express the exclusive opinion or give the incorrect opinion  for audited information, which frustrate to people who interest or use this information. Therefore, in audit activities, auditors should apply effective techniques to gather evidence, to give opinions which have the highest reliability of the information Finance - Accounting.)

Theo Chuẩn mực Kiểm toán số 500, “Bằng chứng kiểm toán là tất cả các tài liệu thông tin do KTV thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các tài liệu, thông tin này, KTV đưa ra kết luận và từ đó hình thành ý kiến kiểm toán”. Bằng chứng kiểm toán gồm nhiều loại khác nhau, được thu thập từ nhiều kỹ thuật khác nhau như: Kỹ thuật kiểm tra, quan sát, xác nhận, phỏng vấn, phân tích, tính toán,... Mỗi kỹ thuật thu thập bằng chứng sẽ cung cấp những loại bằng chứng khác nhau với độ tin cậy khác nhau và từng kỹ thuật có những ưu điểm và hạn chế riêng.

Các kỹ thuật thu thập bằng chứng được KTV sử dụng trong quá trình kiểm toán đã thu thập được rất nhiều các bằng chứng có giá trị, có độ tin cậyđể phục vụ cho việc đưa ra ý kiến của  KTV. Tuy nhiên, trong thực tế, quá trình sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán vẫn còn một số những tồn tại:

1. Thứ nhất, trong nhiều trường hợp KTV đánh giá không chuẩn xác về mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán, từ đó ảnh hưởng đến số lượng các bằng chứng cần thu thập. Đồng thời, cũng làm KTV sử dụng không phù hợp hoặc bỏ qua nhiều kỹ thuật cần thiết, để thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán.  Ví dụ: KTV đánh giá rủi ro kiểm soát đối với khoản mục hàng tồn kho ở mức thấp, do đó khi thu thập các bằng chứng kiểm toán liên quan, KTV đã bỏ qua việc chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho. Trên thực tế, rủi ro kiểm soát của đơn vị có thể ở mức cao, trong khi đó, KTV đã bỏ qua các kỹ thuật thu thập được bằng chứng quan trọng liên quan đến khoản mục.
2. Thứ hai, các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán chưa được KTV vận dụng một cách linh hoạt, chưa có sự kết hợp cần thiết giữa các kỹ thuật với nhau, dẫn đến không thu thập đủ các bằng chứng kiểm toán hoặc bằng chứng thu thập được không đảm bảo độ tin cậy.
3. Thứ ba, trong quá trình kiểm toán, do giới hạn về thời gian và chi phí kiểm toán, để thu thập bằng chứng kiểm toán, KTV thường vận dụng các kỹ thuật đơn giản, dễ thực hiện như kỹ thuật kiểm tra tài liệu, quan sát,... hạn chế hoặc sử dụng không triệt để kỹ thuật mang tính phức tạp nhưng bằng chứng thu thập lại có độ tin cậy cao như: Kỹ thuật phân tích,...Từ đó, dẫn đến các bằng chứng thu thập được thường có độ tin cậy thấp.
4. Thứ tư, trong các cuộc kiểm toán, mọi thử nghiệm của KTV khi tiến hành thu thập, đánh giá các bằng chứng kiểm toán chủ yếu thực hiện trên cơ sở chọn mẫu, từ đó xuất hiện rủi ro lấy mẫu kiểm toán. Khi tiến hành lấy mẫu, KTV có thể lựa chọn các phần tử của mẫu không phù hợp, để đại diện cho tổng thể. Từ đó, ảnh hưởng đến việc sử dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán, cũng như ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng của các bằng chứng.

Để sử dụng hiệu quả các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong hoạt động kiểm toán, KTV cần quan tâm đến những vấn đề sau:

1. Một là Kiểm toán viên và công ty kiểm toán, cần đánh giá một cách chuẩn xác nhất về mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán.

Việc đánh giá của KTV về mức trọng yếu và rủi ro kiểm  toán có vai trò rất quan trọng trong quá trình kiểm toán, giúp KTV xác định được các thủ tục kiểm toán phù hợp, ước lượng quy mô bằng chứng cần thu thập. Để từ đó, quyết định lựa chọn các kỹ thuật nào để thu thập được các bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao nhất. Để làm tốt công việc đó, KTV cần nhận dạng đúng về các rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra; Tìm hiểu, đánh giá một cách chi tiết về hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán. Đồng thời, KTV phải tính toán và đưa ra được mức trọng yếu phù hợp với từng khoản mục.

2. Hai là vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng một cách linh hoạt: KTV cần vận dụng linh hoạt các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong từng hoàn cảnh cụ thể với mục tiêu cuối cùng là thu thập được thông tin về vấn đề KTV đang quan tâm, không nên vận dụng cứng nhắc theo đúng nội dung và trình tự của kỹ thuật đó. Ngoài ra, KTV cần có sự kết hợp sử dụng phù hợp các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán với nhau: Sử dụng kết hợp kỹ thuật kiểm tra tài liệu với kỹ thuật tính toán, phân tích và phỏng vấn,... để có thể thu được các bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao nhất.

Ví dụ: KTV đang kiểm toán khoản mục “Phải thu của khách hàng”, để thu thập bằng chứng kiểm toán, KTV áp dụng kỹ thuật gửi thư xác nhận để kiểm tra số dư trên tài khoản 131. Đối với những thư kiểm toán viên đã gửi tới khách hàng mà không nhận được phản hồi, KTV cần đến trực tiếp đơn vị đó để phỏng vấn, kiểm tra hoặc xác nhận trực tiếp về thông tin cần thu thập.

3. Ba là ngoài việc vận dụng các kỹ thuật như kiểm tra tài liệu, quan sát,... KTV cần vận dụng các kỹ thuật khác có thể thu thập được các bằng chứng đáng tin cậy hơn. Cụ thể như cần mở rộng và sử dụng kỹ thuật phân tích một cách đầy đủ và rõ ràng, bằng cách tăng cường việc so sánh chỉ tiêu của kỳ được kiểm toán so với kỳ trước, để xác định các xu hướng biến động của các chỉ tiêu đó, Đặc biệt, KTV cũng nên chú trọng sử dụng kỹ thuật phân tích tỷ suất để đánh giá các chỉ tiêu tài chính (tỷ suất thanh toán, tỷ suất đầu tư, tỷ suất lợi nhuận, hệ số khả năng thanh toán,...). Đồng thời, xem xét mối quan hệ giữa thông tin tài chính và thông tin phi tài chính trong kỳ của đơn vị được kiểm toán, để có thể đánh giá kết quả kinh doanh một cách toàn diện hơn, chính xác hơn.

4. Bốn là KTV cần mở rộng phạm vi thu thập bằng chứng kiểm toán, đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng của bằng chứng kiểm toán. Đồng thời, KTV cần  tăng quy mô mẫu và lựa chọn phương pháp chọn mẫu thích hợp. Nếu các thử nghiệm của  KTV dựa trên các phần tử của mẫu không đại diện cho tổng thể, cho dù có sử dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán nào cũng sẽ không đem lại hiệu quả. Do đó, đây là công việc quan trọng KTV cần chú trọng trong quá trình kiểm toán, cũng như trong quá trình thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán.

Để sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong hoạt động động kiểm toán, yếu tố xét đoán mang tính chuyên môn của KTV đóng vai trò quan trọng. Để có được các xét đoán chuẩn xác phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của toán viên. Do đó, KVT cần nâng cao trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm để thu thập được các bằng chứng đáng tin cậy cũng như đưa ra các ý kiến kiểm toán chuẩn xác nhất, để tạo lòng tin cho các đối tượng sử dụng thông tin Tài chính - Kế toán và nâng chất lượng dịch vụ Kiểm toán tại Việt Nam./.

Tài liệu tham khảo

1.      PGS.TS Đặng Văn Thanh, Giáo trình Kiểm toán Căn bản, Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội, 2015.

2.      Chuẩn mực Kiểm toán số 500.

3.      Tạp chí Kế toán và Kiểm toán...

Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán của Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam – Bài của ThS Đặng Văn Quang, Khoa Kế toán - Kiểm toán,  trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội.