Số hóa và công nghệ chuyển đổi số trong công tác kế toán

Số hóa và công nghệ chuyển đổi số

trong công tác kế toán

 

TS. Dương Thị Vân Anh

Đại học Kinh tế Quốc Dân     

 

Tóm tắt

Số hóa và chuyển đổi số trong các doanh nghiệp (DN) Việt Nam nói chung và lĩnh vực kế toán nói riêng, là xu hướng tất yếu mà các DN Việt Nam phải thực hiện để theo kịp sự phát triển của thời đại, đó là thời đại của công nghệ 4.0. Việc tiếp cận với số hóa cũng như chuyển đổi số đã và đang đặt ra cho các DN Việt Nam nhiều thách thức cần phải được quan tâm một cách nghiêm túc và đúng mức. Từ đó, giúp cho công tác quản lý kinh tế trong các DN được kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả. Với lý do đó, thì việc số hóa và chuyển đổi số trong công tác kế toán ở Việt Nam trong điều kiện nền kinh tế hội nhập toàn cầu như hiện nay là cần thiết và có tính thời sự cấp bách, có ý nghĩa cả về góc độ lý luận và thực tiễn, có tính khả thi cao.

Từ khóa: số hóa, chuyển đổi số, lĩnh vực kế toán, công nghệ chuyển đổi số, bộ phận kế toán chuyển đổi số.

Abstract

Digitization and digital transformation in Vietnamese businesses in general and the accounting field in particular is an inevitable trend that Vietnamese businesses must follow in order to keep up with the development of the times, which is the era of technology 4.0. The approach to digitalization as well as digital transformation has been posing many challenges for Vietnamese businesses that need to be paid serious and proper attention, thereby helping the economic management in enterprises to be timely, fast and effective. For that reason, the digitization and digital transformation of accounting in Vietnam in the current context of global economic integration is necessary and urgent, meaningful both in terms of theoretical and practical perspectives, with high feasibility.

Keywords: digitization, digital transformation, accounting field, digital transformation technology, digital transformation accounting department.

JEL Classification: M40, M41, M49.

DOI: https://doi.org/10.59006/vnfa-jaa.04202303 

1. Khái niệm, vai trò của chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một trong những mục tiêu được quan tâm hàng đầu của các DN Việt Nam nói chung và trong lĩnh vực kế toán nói riêng. Chuyển đổi số đóng một vai trò quan trọng trong công cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Hiện nay, có nhiều cách hiểu về chuyển đổi số. Song nói một cách ngắn gọn và dễ hiểu, chuyển đổi số (Digital Transformation trong tiếng Anh) là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một DN, tận dụng các công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của DN, đó cũng chính là sự tăng tốc các hoạt động kinh doanh của DN.    

Ở Việt Nam, khái niệm chuyển đổi số thường được hiểu là quá trình thay đổi từ mô hình DN truyền thống sang DN số bằng cách áp dụng công nghệ mới, như: Dữ liệu lớn (Big Data); AI (trí tuệ nhân tạo); Điện toán đám mây (Clou)… Nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc và văn hóa công ty.

Trong lĩnh vực kế toán: chuyển đổi số có thể hiểu đơn giản là việc ứng dụng các công nghệ số vào các nghiệp vụ kế toán, giúp cho các nghiệp vụ kế toán được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn mà vẫn tiết kiệm được nhân lực, thời gian và chi phí cho DN.

Trên thực tế, một số người quan niệm rằng, chuyển đổi số tức là thực hiện số hóa. Tuy nhiên, số hoá chỉ là một phần của chuyển đổi số, là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ các định dạng thông thường sang định dạng kỹ thuật số; còn chuyển đổi số bao gồm cả chuyển đổi dữ liệu sang dạng kỹ thuật số và phân tích, biến đổi các số liệu đó để nâng cao giá trị tạo ra. Như vậy, chuyển đổi số bao gồm cả số hóa. Sở dĩ, các DN phải quan tâm đến chuyển đổi số, là vì: chuyển đổi số sẽ mang lại cho DN - tổ chức nhiều cơ hội, mở ra nhiều tiềm năng bằng cách cho phép họ mở rộng quy mô hoạt động, hiệu quả hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng mà còn giúp tiếp cận khách hàng dễ dàng với chi phí tối ưu hơn, cụ thể:

Thứ nhất, cung cấp thông tin chi tiết từ dữ liệu

Chuyển đổi số giúp cho nhân sự trong DN có quyền truy cập vào lượng dữ liệu khổng lồ, có thể theo dõi được tất cả các loại chỉ số, như: chỉ số hiệu quả hoạt động; chỉ số lợi nhuận; chỉ số doanh thu; chỉ số chi phí và sự hài lòng của khách hàng… Nó không chỉ cho phép DN sắp xếp dữ liệu của mình một cách trực quan và dễ dàng truy cập, mà còn cho phép đưa ra các quyết định dựa trên hệ thống các dữ liệu. Điều này, cho phép các nhà quản lý đưa ra các quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Thứ hai, nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Công nghệ số có thể cung cấp cho khách hàng những thông tin chi tiết về dữ liệu lịch sử của khách hàng, các tương tác, sở thích và mức độ tương tác của họ. Mặt khác, chuyển đổi số còn cung cấp cho khách hàng các phương tiện để phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng. Từ đó, khách hàng có những trải nghiệm và quyết định trong lĩnh vực mua bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ,…

Thứ ba, tăng cường liên kết giữa các phòng, ban

Chuyển đổi số cho phép nhân sự giữa các bộ phận trong toàn bộ công ty giao tiếp tốt và thường xuyên hơn. Nhờ việc sử dụng các nền tảng quản trị DN tự động, các phòng, ban có thể dễ dàng chia sẻ tất cả các loại thông tin, tài liệu ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Nhờ đó, cải thiện khả năng cộng tác.

Thứ tư, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí

Công nghệ số giúp DN tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực cho các hoạt động, tập trung vào các hoạt động trọng yếu mang lại hiệu quả cao cho DN. Từ đó, sẽ tăng năng suất lao động, tăng lợi nhuận và giảm chi phí. Như vậy, chuyển đổi số sẽ là phương tiện hữu ích giúp cho DN tiếp cận tốt với công nghệ hiện đại và mang lại lợi ích cho DN, cũng như người lao động trong DN.

Thứ năm, tối đa hóa nguồn lực của DN và tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh

Thông qua các công nghệ hiện đại, là thành tựu của Cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, như: phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử… DN giảm được rủi ro về lưu trữ dữ liệu, kế toán có thời gian để thực hiện các công việc đòi hỏi hàm lượng chất xám cao hơn.

Trong lĩnh vực kế toán, chuyển đổi số sẽ đem lại lợi ích, đó là:

Hiện đại hóa phương thức làm việc cho bộ phận kế toán

Việc chuyển đổi số hệ thống kế toán, sẽ thay đổi phương thức làm việc của bộ phận kế toán từ phương thức truyền thống sang phương thức hiện đại hơn. Theo đó, thay vì phải lập, xuất hóa đơn bằng cách thức viết tay thủ công, thì các kế toán viên có thể thực hiện nghiệp vụ này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử, vừa tiện lợi, nhanh chóng lại tối ưu tiết kiệm chi phí cho DN. Không chỉ hóa đơn mà các nghiệp vụ khác của kế toán cũng có thể dễ dàng thực hiện trên các phần mềm hỗ trợ, như: Phần mềm Kế toán MISA; Phần mềm Kế toán FAST; Phần mềm Kế toán SMART PRO…; phần mềm quản lý tài sản; phần mềm văn phòng điện tử,...

Tạo môi trường làm việc thuận tiện cho kế toán viên

Khi chuyển đổi số hệ thống kế toán, các kế toán viên của DN sẽ có môi trường làm việc thuận tiện hơn nhờ ứng dụng các công nghệ số hiện đại hỗ trợ trong công việc, các kế toán viên có thể làm việc độc lập hơn, chủ động giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả, tạo ra giá trị cao hơn cho DN và cho chính bản thân mình.

2. Xu hướng công nghệ chuyển đổi số

Công nghệ chuyển đổi số thường gặp trong lĩnh vực kế toán, gồm:

Big Data

Đây là phần mềm có khả năng thu thập và xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh hơn, dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian đáng kể. Với công nghệ này, kế toán có thể ứng dụng để lưu trữ dữ liệu kế toán một cách nhanh chóng. Dữ liệu kế toán, bao gồm: chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc khai thác dữ liệu kế toán hợp lý, sẽ giúp cho DN đưa ra quyết định tài chính chuẩn xác hơn. Từ đó, thúc đẩy hiệu suất làm việc và tăng trải nghiệm cho khách hàng. Đây cũng chính là lý do, làm cho quy trình vận hành và doanh thu của DN được cải thiện đáng kể.

Công nghệ Cloud (Điện toán đám mây)

Đây là công nghệ tiết kiệm được chi phí và tăng năng suất, tốc độ, bảo mật và mang lại hiệu quả cao cho người sử dụng. Ứng dụng công nghệ Cloud trong kế toán cho phép các DN truy cập mô hình tài chính của mình vào bất cứ thời gian nào. Giải pháp này phù hợp với các DN làm việc từ xa, khi phải thực hiện giãn cách xã hội. Việc sử dụng công nghệ điện toán đám mây trong lĩnh vực kế toán – tài chính sẽ giúp cho việc sử dụng, quản lý dữ liệu chủ động hơn và bảo mật dữ liệu tốt hơn. Với công nghệ này, bộ phận kế toán của DN chỉ cần dựa vào hệ thống máy tính nội bộ và server (máy chủ) có thể quản lý bán hàng và bảo mật dữ liệu khách hàng, theo dõi nhà cung cấp một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. 

AI

Là công nghệ hiện đang được quan tâm phát triển và ứng dụng bậc nhất hiện nay. Công nghệ trí tuệ nhân tạo này xuất hiện như một “Vị cứu tinh” đối với lĩnh vực tài chính, kế toán, giúp tự động hóa quy trình làm việc của kế toán, đặc biệt là việc thu thập và  xử lý dữ liệu kế toán. Với sự hỗ trợ của AI, các kế toán viên trong DN dễ dàng thu thập và xử lý thông tin kế toán một cách nhanh nhất, giúp cho nhà quản trị DN sớm có được hệ thống thông tin hữu ích từ kế toán. Đây chính là những căn cứ quan trọng giúp cho các nhà quản trị DN đề ra các quyết định kinh doanh hợp lý và hiệu quả nhất. Đồng thời, cũng có thể giúp cho khách hàng đưa ra những lời khuyên hữu ích về tài chính và kế hoạch kinh doanh.

Blockchain

Là công nghệ có nhiều tiềm năng phát triển song hành cùng lĩnh vực tài chính - kế toán. Đối với công tác kế toán, công nghệ này có thể làm giảm các sai sót, gian lận kế toán và bảo mật thông tin. Blockchain được thiết kế chống lại sự thay đổi dữ liệu. Khi một khối dữ liệu được thêm vào chuỗi, phần còn lại của mạng lưới phải xác minh dữ liệu đó, một khi đã thực hiện giao dịch trên chuỗi tất cả các máy tính trong mạng lưới sẽ xác định và kiểm tra. Vì vậy, khi thông tin đã được xác lập trên Blockchain thì thông tin đó không thể thay đổi được, mà chỉ có thể được bổ sung thêm khi có sự đồng thuận của tất cả các nút trong hệ thống. Như vậy, một khi thông tin kế toán đã được thiết kế theo công nghệ Blockchain, thì những thông tin đó sẽ không thay đổi và được bảo mật hoàn toàn.

Data Analytics

Là phần mềm phân tích dữ liệu - bộ phận quan trọng của kế toán, kết hợp cùng công nghệ Cloud và AI, Data Analytics mang đến những thay đổi mới mẻ cho lĩnh vực tài chính, kế toán. Công nghệ Data Analytics, đề cập đến khối lượng lớn hệ thống các thông tin trong lĩnh vực tài chính, kế toán, chẳng hạn như: thông tin về khách hàng; thông tin về doanh thu; thông tin về phân khúc thị trường… Từ đó, DN có thể đề ra kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, chính sách khách hàng, cũng như các chính sách tài chính, quyết định kinh doanh một cách sáng suốt và hiệu quả hơn.

 

3. Những bộ phận trong kế toán có thể chuyển đổi số

3.1. Khâu lập chứng từ kế toán

Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên trong quy trình làm kế toán. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, cũng như giải quyết các tranh chấp, khiếu tố xảy ra trong và ngoài đơn vị. Trong các loại chứng từ kế toán, bộ phận chứng từ kế toán quan trọng có thể số hóa được chính là hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng có thể sử dụng phần mềm BKAV để lập. Theo cách này, kế toán chỉ cần thực hiện các thao tác, như: nhập thông tin khách hàng, tên hàng hóa, dịch vụ, số tiền… Sau đó, ấn nút phát hành là đã có một hóa đơn điện tử. Khách hàng của DN sẽ nhận được hóa đơn điện tử qua tin nhắn, Email và có thể xem được trên điện thoại, máy tính. Cách làm này, vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo tính bảo mật và cũng có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy.

3.2. Khâu vào sổ kế toán

Sổ kế toán là giai đoạn kế tiếp của chứng từ kế toán, dùng để hệ thống hóa thông tin kế toán, phân loại thông tin là căn cứ để lập báo cáo kế toán. Việc số hóa khâu lập sổ kế toán, có thể sử dụng phần mềm Blockchain kết hợp với phần mềm kế toán MISA. Đây là những phần mềm phân tích dữ liệu, là công nghệ có nhiều tiềm năng phát triển song hành cùng lĩnh vực kế toán. Công nghệ này sử dụng sổ cái phân tán để thực hiện các giao dịch một cách an toàn và đáng tin cậy. Với các phần mềm này, việc lập sổ kế toán trở lên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Đây cũng chính là giai đoạn cần xử lý thông tin nhanh nhất, để phục vụ kịp thời cho việc lập báo cáo kế toán.

3.3. Khâu lập báo cáo kế toán

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình làm kế toán, là giai đoạn cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài DN có liên quan. Việc lập báo cáo kế toán, có thể áp dụng phần mềm kế toán TTSOFT 1A (là phần mềm kế toán không niêm yết giá trên trang website của mình). Phần mềm này tích hợp nhiều tính năng ưu việt liên quan đến việc lập báo cáo tài chính, như: tính năng kiểm tra số liệu quyết toán; đánh giá các khoản ngắn hạn - dài hạn; tự động tính giá trị hàng loạt các báo cáo tài chính; hỗ trợ kết xuất báo cáo tài chính HTKK (phần mềm kế toán, giúp hỗ trợ việc kê khai thuế qua mạng cho người nộp thuế).

3.4. Khâu bảo quản, lưu trữ

Chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán (gọi chung là tài liệu kế toán), sau khi thực hiện xong một quy trình kế toán phải được bảo quản lưu trữ theo quy định của chế độ kế toán. Để việc lưu trữ tài liệu kế toán một cách thuận tiện và hiệu quả, các DN có thể thực hiện số hóa và lưu trữ tài liệu kế toán theo công nghệ Điện toán đám mây (Clou), bằng cách chuyển số hóa tài liệu sang định dạng văn bản lưu trữ trên máy tính, trên server đám mây của DN. Điều này giúp DN bảo vệ tài liệu tốt hơn và kế toán cũng có thể dễ dàng tra cứu tài liệu nhanh hơn so với trước đây. Thao tác số hóa này sẽ giúp cho bộ phận kế toán tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức tra cứu, phục hồi tài liệu (trong trường hợp bị mất). Từ đó, chất lượng công việc được cải tiến hơn.

3.5. Khâu kê khai thuế

Kê khai và nộp thuế trong kế toán là khâu khá phức tạp và mất nhiều thời gian cũng như công sức. Thay vì DN kê khai và nộp thuế theo phương pháp thủ công truyền thống, thì DN có thể ứng dụng các phương pháp làm việc từ xa trên các hệ thống phần mềm của cơ quan thuế. (Phần mềm HTKK). Bộ phận kế toán cần ứng dụng tối đa năng suất của phần mềm và hệ thống trực tuyến, để giảm tải áp lực kê khai tại cơ quan thuế. Đồng thời, việc này cũng giúp cho bộ phận kế toán nâng cao năng suất làm việc.

4. Kết luận

Số hóa và chuyển đổi số trong các DN Việt Nam nói chung và trong lĩnh vực  kế toán nói riêng là điều kiện sống còn của các DN trong thời đại công nghệ 4.0. Những DN nào sớm thích ứng và nhanh chóng áp dụng công nghệ số cũng như chuyển đổi số trong công tác quản lý, sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển sản xuất, kinh doanh theo chiều sâu và kịp thời nắm bắt được các lợi thế trong đầu tư. Trong lĩnh vực tài chính – kế toán, chuyển đổi số sẽ giúp cho DN nắm bắt được nguồn dữ liệu lớn một cách nhanh nhất, kịp thời nhất. Thông qua nguồn dữ liệu đã thu thập được, các nhà quản lý sẽ phân tích dữ liệu để tìm ra phương án sản xuất và kinh doanh tối ưu hơn. Như vậy, chuyển đổi số sẽ là chìa khóa để giúp DN thành công hơn trong tiến trình phát triển và hội nhập kinh tế khu vực cũng như kinh tế toàn cầu và đây cũng chính là giá trị mà DN, cũng như người làm công tác kế toán được hưởng lợi nhiều nhất. 

 

 Tài liệu tham khảo 

- Trường Đại học kinh tế quốc dân, giáo trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán.

- Trang FSI- Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu

Việt nam.

- Báo kinh tế đô thị về chuyển đổi số.

- Nhận thức về chuyển đổi số trong cơ quan Nhà nước,

doanh nghiệp.

- Tài liệu tuyên truyền về chuyển đổi số (Kèm theo công văn số 344/STTT- BCVTCNTT 18/03/2021).

- Tham khảo bài viết của tác giả Lê Thùy Tiên, chuyển đổi số, vai trò của chuyển đổi số.

- Tạp chí tài chính online, giải pháp chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán.