Quản lý tài chính của các dự án cho các tổ chức quốc tế tài trợ

Quản lý tài chính của các dự án là vấn đề rất quan trọng và được quan tâm cả từ phía các nhà tài trợ cũng như Ban Quản lý dự án. Theo đó, đánh giá công tác quản lý tài chính dự án cần được thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ. Trong nghiên cứu này, nhóm tác giả tập trung đánh giá công tác quản lý tài chính trên các khía cạnh về (i) cơ cấu tổ chức và nhân sự; (ii) lập kế hoạch; (iii) luồng tiền và giải ngân; (iv) phần mềm kế toán; (v) hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ; và (vi) lập báo cáo tài chính.

Với trường hợp nghiên cứu điển hình là các dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ tại Việt Nam thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như y tế, giáo dục, môi trường; năng lượng, giao thông, nông nghiệp... Thực hiện các dự án này có tác động rất tích cực đến mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên, kết quả của nghiên cứu này chỉ ra rằng trong công tác quản lý tài chính còn tồn tại nhiều sai phạm trọng yếu cần khắc phục và hoàn thiện.

Cơ cấu tổ chức và nhân sự

Cơ cấu tổ chức và nhân sự được đánh giá dưới khía cạnh Ban quản lý dự án trung ương (CPMU) và Ban quản lý dự án các tỉnh (PPMUs) có tổ chức đầy đủ các phòng ban để triển khai thực hiện dự án và nhân sự có đủ năng lực trình độ đáp ứng công việc được giao hay không. Đặc biệt, nhân sự và sắp xếp phân công công việc của Phòng Tài chính kế toán được lưu tâm. Trong quá trình kiểm tra giám sát quản lý tài chính của các dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ, liên quan đến cán bộ quản lý tài chính, xuất hiện một số tồn tại sau:

-        Cán bộ quản lý tài chính của một số dự án còn thiếu chuyên môn như được đào tạo nghiệp vụ chưa tương xứng; còn thiếu kinh nghiệm trong công tác quản lý tài chính và kế toán; và còn thiếu kinh nghiệm về quy trình quản lý tài chính và giải ngân của Ngân hàng Thế giới.

-        Cán bộ quản lý tài chính không làm việc chuyên trách cho dự án, vừa làm tại cơ quan nhà nước, vừa kiêm nhiệm quản lý tài chính của dự án. Do vậy, họ có quá nhiều việc phải làm cho công việc của Chính phủ và các dự án khác. Vì vậy, mà chất lượng công tác quản lý tài chính và kế toán tại Ban quản lý dự án trung ương và Ban quản lý dự án các tỉnh thực sự không cao.

-        Một số dự án thậm chí tạm thời còn chưa tổ chức bộ phận kế toán dẫn đến công tác quản lý tài chính kế toán bị coi nhẹ và không ai quản lý. Điều này đặc biệt là vấn đề trầm trọng cần phải khắc phục ngay.

-        Một số kế toán trưởng của Ban quản lý dự án trung ương và Ban quản lý dự án các tỉnh kiêm nhiệm một số dự án khác nhau nên không có nhiều thời gian quản lý và điều hành công việc dẫn đến triển khai dự án gặp rất nhiều khó khăn.

Mặc dù, quy trình quản lý tài chính của Ngân hàng Thế giới yêu cầu dự án cần có đầy đủ cán bộ quản lý tài chính với trình độ và chuyên môn đạt yêu cầu; yêu cầu về nhân sự quản lý tài chính là một điều kiện hiệu lực của dự án và được hoàn thiện trong quá trình chuẩn bị dự án và bất kỳ sự thay đổi hay bổ nhiệm về nhân sự quản lý tài chính chưa cần được phê duyệt bởi Ngân hàng Thế giới. Tuy nhiên, cũng do chưa nhiều kinh nghiệm trong triển khai thực hiện dự án nên các sai phạm vẫn tồn tại các Ban quản lý dự án cả ở cấp trung ương và cấp địa phương.

Lập kế hoạch triển khai dự án

Nhiều dự án được triển khai cả từ nguồn vốn tài trợ của Ngân hàng Thế giới và nguồn vốn đối ứng từ phía Chính phủ Việt Nam. Căn cứ vào hoạt động toàn dự án, Ban quản lý dự án Trung ương lập kế hoạch hàng năm trình Ngân hàng Thế giới phê duyệt và cơ quan Bộ phê duyệt. Sau đó Ban quản lý dự án các tỉnh trình ủy ban Nhân dân tỉnh phê duyệt. Trên thực tế, kế hoạch triển khai tại Ban quản lý dự án tỉnh và Ban quản lý dự án trung ương được phê duyệt rất chậm, thậm chí có những dự án mà đến tháng 8 năm 2015 mới được phê duyệt kế hoạch hoạt động và tài chính năm tài chính 2015. Chính vì vậy, cơ quan Kho bạc Nhà nước cũng như cơ quan ban ngành của tỉnh không có cơ sở phê duyệt chi tiêu của Ban quản lý dự án trung ương và các tỉnh, bao gồm cả vốn đối ứng.

Cũng theo quy định trong Hiệp định tín dụng, nhiều dự án và các hoạt động dự án được thanh toán cả bằng vốn tài trợ và vốn đối ứng nhưng trong từng lần thanh toán thì tỷ lệ này vẫn chưa được tuân thủ.

Luồng tiền và giải ngân

Theo quy định, Ngân hàng thế giới sẽ ứng trước tiền vào tài khoản chỉ định của Ban quản lý dự án trung ương và Ban quản lý dự án trung ương ứng trước tiền vào tài khoản của Ban quản lý dự án các tỉnh theo đơn xin rút vốn và bồi hoàn tiền. Thực tế, các đơn vị thực hiện dự án tỉnh phải vay mượn tiền từ ngân sách Chính phủ hoặc các dự án khác để thực hiện dự án của Ngân hàng Thế giới. Có nhiều lý do được đưa ra như mức trần của tài khoản chỉ định và tài khoản cấp tỉnh quá thấp; tiền được rút khỏi tài khoản chỉ định để thanh toán cho các khoản chi phí nhưng để tồn đọng lâu và nhiều mà không xin bồi hoàn do chưa được Kho bạc kiểm soát chi hoặc do chưa đủ hồ sơ chứng từ liên quan; đơn xin rút vốn bồi hoàn không được lập và đệ trình thường xuyên. Có nhiều hiện tượng mà chi phí phát sinh và xin bồi hoàn không đúng theo hạng mục được quy định trong Hiệp định tài trợ. Thanh quyết toán cho các nhà thầu thường chậm do kế toán chưa thu thập đủ chứng từ liên quan; Kho bạc kiểm soát chi thường kéo dài... dẫn đến tiến độ giải ngân của dự án rất chậm so với kế hoạch, dẫn đến có nhiều khả năng dự án sẽ phải xin gia hạn một vài năm.

Phần mềm kế toán

Các dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ sử dụng các phần mềm kế toán khác nhau miễn là chúng đáp ứng được công tác tài chính kế toán. Các phần mềm cũng rất đa dạng như Misa, Bravo, Imas ... Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra giám sát quản lý tài chính, một số yếu điểm còn tồn tại liên quan đến phần mềm kế toán.

-        Một số Ban quản lý dự án (cả trung ương và cấp tỉnh) chậm trễ trong việc mua sắm phần mềm kế toán, nâng cấp phần mềm kế toán và đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm.

-        Xuất hiện các lỗi kỹ thuật trong việc kết xuất dữ liệu, trong các bảng tính dẫn đến lập BCTC không chính xác.

-        Có những Ban quản lý dự án sử dụng nhiều phần mềm kế toán dẫn đến khối lượng công việc kế toán tăng lên, số sách trùng lắp.

-        Nhiều phần mềm kế toán chưa thực sự đáp ứng được công tác quản trị nội bộ như quản lý tài sản, quản lý hợp đồng nhà thầu...

Hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ

Các dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ phần lớn áp dụng Chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp được ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và các thông tư, quyết định sửa đổi, bổ sung có liên quan. Cũng trong quá trình hoạt động dự án, các Ban quản lý tự tiến hành kiểm tra, kiểm soát phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ của dự án. Theo đó, các Ban quản lý dự án thiết kế và ban hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa các sai phạm có thể tồn tại trong việc quản lý điều hành hoạt động của dự án và công tác quản lý tài chính.

Mặc dù vậy, một số hạn chế tại các Ban quản lý dự án như:

-        Sổ tay quản lý tài chính của dự án chưa được thiết kế hoặc đã thiết kế ban hành nhưng không cập nhập thường xuyên hoặc sổ tay quản lý tài chính không được tuân thủ đầy đủ.

-        Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép không kịp thời, vi phạm tính đúng kỳ kế toán và đôi khi không chính xác. Sổ sách kế toán không lập riêng cho dự án và chưa tách biệt với các dự án khác và nguồn vốn khác.

-        Trang thiết bị và vật tư được trang bị mua sắm bằng nguồn vốn dự án nhưng chưa được sử dụng đúng mục đích.

-        Số dư tiền mặt tại quỹ quá cao và không tiến hành kiểm kê định kỳ và không đối chiếu thường xuyên, dẫn đến quá lạm dụng chi tiêu dùng tiền mặt hơn là thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng.

-        Đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng không được thực hiện thường xuyên dẫn đến trong nhiều thời điểm trong năm có sự chênh lệch. Chưa tiến hành đối chiếu công nợ phải thu (ứng trước tiền cho nhà thầu) và phải trả tiền cho nhà thầu và các nhà cung cấp.

-        Nhiều khoản tạm ứng kéo dài chưa hoàn thanh toán tạm ứng. Xuất hiện vi phạm nguyên tắc kế toán về tạm ứng (tạm ứng lần sau nhưng lần trước vẫn chưa hoàn tạm ứng).

-        Chưa lập đầy đủ các sổ kế toán chi tiết như sổ chi tiết về tài sản cố định, hàng tồn kho, chi phí dự án...

-        Chưa tiến hành kiểm kê các tài sản vật chất tại thời điểm cuối năm như tiền mặt, tài sản cố định và hàng tồn kho. Quản lý hợp đồng chưa chặt chẽ như quản lý bảo lãnh hết hạn, hợp đồng hết hạn, thanh toán chưa theo các điều khoản trong quy định của Hợp đồng kinh tế.

-        Nhiều chứng từ kế toán được kiểm soát không chặt chẽ, thiếu chứng từ gốc, thiếu sự phê duyệt, thiếu tính trung thực và hợp lý.

Lập BCTC

Công tác lập BCTC rất quan trọng đối với Ban quản lý dự án và định kỳ phải nộp cho Ngân hàng Thế giới để kiểm tra và soát xét. Tuy nhiên, BCTC giữa kỳ (quý, nửa năm) không được nộp cho Ngân hàng Thế giới đúng hạn theo quy định trong Hiệp định tài trợ. Nhiều BCTC có nộp cho Ngân hàng Thế giới, cho dù đúng hạn hoặc không đúng hạn, nhưng không đầy đủ thông tin hoặc thiếu một số báo cáo bắt buộc.

Sổ sách kế toán không ghi chép các giao dịch kinh tế thường xuyên dẫn đến tính đầy đủ của thông tin trên BCTC bị vi phạm. Các chính sách kế toán đôi khi không chỉ rõ hoặc nếu chỉ rõ thì được áp dụng chưa nhất quán. Một số báo cáo yêu cầu lập theo Chuẩn mực lập báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) nhưng các báo cáo này được lập chưa đúng theo chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Số liệu trên BCTC chưa được điều chỉnh theo số liệu kiểm toán và xuất hiện chưa phù hợp giữa số dư cuối năm trước (kỳ trước) với số dư đầu năm nay (kỳ này). Có sự nhầm lẫn khi lập BCTC dựa trên cơ sở tiền mặt với cơ sở dồn tích hoặc thực hiện dựa trên cơ sở tiền mặt có sửa đổi (cash basis modification).

Công tác quản lý tài chính của các dự án được tài trợ bởi các Tổ chức quốc tế được xem là rất quan trọng trong triển khai hoạt động của dự án. Mặc dù, số tiền tài trợ hàng năm không hề nhỏ từ phía các nhà tài trợ. Tuy nhiên, qua nghiên cứu này mà tập trung vào các dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ (bao gồm cả vay tín dụng và viện trợ không hoàn lại) thì thấy rằng công tác quản lý tài chính của các dự án chưa thực sự được các nhà quản lý chú trọng đúng mức. Vì nhiều lý do khác nhau, cả chủ quản và khách quan, mà các sai phạm đều tồn tại ở bất cứ phần việc nào trong quản lý tài chính như cơ cấu tổ chức và nhân sự; luồng tiền; giải ngân; hệ thống kế toán... kể cả công tác kiểm tra, kiểm toán. Những sai phạm này đã và đang xảy ra sẽ làm phiền lòng cho các nhà tài trợ khi mà Việt Nam đang rất cần sự chia sẻ và hỗ trợ tín dụng và tài chính từ phía họ.

Kết quả của nghiên cứu này cũng không chỉ phản ánh thực trạng về công tác quản lý tài chính tại Ban Quản lý Dự án trung ương và Ban Quản lý Dự án các tỉnh tại các Dự án do Ngân hàng Thế giới tài trợ mà nó còn xuất hiện ở đâu đó đối với các dự án được tài trợ bởi các nhà tài trợ khác như Ngân hàng Phát triển Châu á (ADB), Tổ chức Y tế thế giới (WHO) ...

Các yếu điểm này vẫn còn xuất hiện tại các dự án đang triển khai và các dự án mới, đặc biệt là tại các dự án mới. Do các dự án mới được thành lập mới nên những người làm việc trong Ban Quản lý dự án mới chưa có nhiều kinh nghiệm triển khai dự án mới. Và khi họ đã có kinh nghiệm rồi thì dự án cũng đã kết thúc hoặc chuẩn bị kết thúc. Tuy nhiên, dự án mới được triển khai như vậy lại có tính lan tỏa đến những người thực hiện dự án do sau khi thực hiện và kết thúc dự án, họ có kinh nghiệm để làm việc tốt cho các đơn vị quản lý ngân sách công. Nhưng mặt trái của nó là thực tế những sai phạm về quản lý tài chính này vẫn tồn tại, không ít thì nhiều./.

Tài liệu tham khảo

1. VAS, NXB Tài chính. Hà Nội.
2. Đỗ Văn Thân và Josette P. (1994). Quản lý tài chính doanh nghiệp. NXB Thống kê. Hà Nội.
3. Eugene, F.B & Michael, C.E (2014) . Financial Management Theory and Practice. Southe - Western. USA.
4. Eugene, F.B and Joel, F.H (2012). Fundamentals of Financial Management. Southe - Western. USA.
5. WB (2013). Báo cáo triển vọng kinh tế toàn cầu 2013.
6. Trần Đình Tỵ (2002). Quản lý Nhà nước về tài chính tiền tệ. NXB Lao động. Hà Nội.
7. Trần Mạnh Dũng, Đào Mạnh Huy & Nguyễn Thị Thanh Diệp (2011). Kinh nghiệm lần đầu tiên áp IFRS. Tạp chí kinh tế và phát triển, số 165 (II).
8. Trần Mạnh Dũng (2012). Giới thiệu về IPSAS. Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm toán; tháng 1/2012.

 

Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán – Bài của TS Nguyễn Mạnh Dũng – Đại học Kinh tế Quốc dân và TS Nguyễn Vĩnh Thanh – Học viện Chính trị Khu vực I