Lập hóa đơn tài chính và phương pháp hạch toán đối với hàng khuyến mại, cho, biếu, tặng và tiêu dùng nội bộ

Một trong những biện pháp nhằm thúc đẩy quá trình bán hàng tại các doanh nghiệp (DN) hiện nay là khuyến mại: Phân phát hàng mẫu, phiếu mua hàng ưu đãi, quà tặng, trao phần thưởng cho những khách hàng thường xuyên… Khuyến mại thường là ngắn hạn và có tính chất tạm thời nhằm kích thích người tiêu dùng, kích thích những người thờ ơ phải mua hàng, làm cho khách hàng từ chỗ mua lần đầu tiên tới mua đều đặn, lấy được sự trung thành của khách hàng…

Ngoài hoạt động khuyến mại thì hoạt động cho, biếu, tặng và tiêu dùng nội bộ là các hoạt động gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của DN. Các hoạt động này rất quan trọng. Vì vậy, cần phải có sự phối hợp giữa các phòng ban trong DN để chuẩn bị chu đáo, kịp thời. Đối với phòng kế toán, việc sử dụng hóa đơn tài chính đúng quy định đối với các hoạt động này là một trong những nhiệm vụ cần thiết nhất. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc sử dụng hóa đơn tài chính như thế nào cho đúng quy định của Luật Kế toán đối với sản phẩm (hàng hóa, dịch vụ) (SP/HH/DV) dùng để khuyến mại, cho, biếu, tặng và tiêu dùng nội bộ vẫn là một vấn đề còn nhiều tồn tại tại các DN. Bài viết trao đổi một số kinh nghiệm, về việc lập hóa đơn tài chính đối với SP/HH/DV khuyến mại, cho, biếu, tặng và tiêu dùng nội bộ năm 2015 tại các DN hiện nay.

Thứ nhất: Lập hóa đơn đối với SP/HH/DV dùng để khuyến mại

Theo Khoản 9, Điều 3, TT26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm 2.4 phụ lục (PL) 4 TT39/2014/TT-BTC quy định: “Đối với SP, HH, DV dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi tên và số lượng HH, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu và thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về thuế GTGT”.

Theo Khoản 5, Điều 7, TT219/2013/TT-BTC về viết hóa đơn tài chính: “Đối với SP, HH, DV dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp HH, DV dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như HH, DV dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho”. Với trường hợp này, chỉ tiêu thuế suất để trống.

Một số hình thức khuyến mại cụ thể được thực hiện như sau:

Một là: Đưa hàng mẫu, cung ứng DV mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền, tặng HH cho khách hàng, cung ứng DV không thu tiền thì giá tính thuế đối với hàng mẫu, DV mẫu được xác định bằng không (0).

Hai là: Bán hàng, cung ứng DV với giá thấp hơn giá bán hàng, DV trước đó thì giá tính thuế GTGT là giá bán đã giảm áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo.

Ba là: Bán hàng, cung ứng DV có kèm theo phiếu mua hàng, phiếu sử dụng DV thì không phải kê khai, tính thuế GTGT đối với phiếu mua hàng, phiếu sử dụng DV tặng kèm.

Nếu DN không đăng ký với Sở Công thương theo quy định của Luật Thương mại (NĐ số 37 ngày 04/4/2006 và TT số 07/TTLT/BTC- BTM ngày 06/7/2007), thì DN lập hóa đơn tài chính để giao hàng khuyến mại nhưng ghi đầy đủ các chỉ tiêu tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT, DN tính doanh thu, chi phí, thuế GTGT như hóa đơn bình thường. Trong trường hợp DN có đăng ký với Sở Công thương theo quy định của Luật Thương mại thì khi xuất hàng khuyến mại DN lập hóa đơn tài chính để giao hàng khuyến mại nhưng chỉ ghi các chỉ tiêu: Tên hàng, số lượng. Phần đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT để trống không ghi và phần diễn giải ghi: SP/HH/DV sử dụng khuyến mại không thu tiền.

DN cần đăng ký với Sở Công thương về hàng khuyến mại, nếu DN thực hiện khuyến mại trên toàn quốc hoặc chương trình mang tính may rủi thì đăng ký với Bộ Công thương. DN thực hiện chương trình khuyến mại đúng pháp luật thương mại thì không phải tính thuế GTGT, nếu thực hiện sai thị bị tính thuế GTGT (phải kê khai và nộp thuế bình thường) cũng như bị tính doanh thu. DN cần lập hóa đơn tài chính (không được sử dụng phiếu xuất kho) để giao hàng khuyến mại. Đối với hình thức hoạt động trao thưởng thì nếu có đăng ký với sở công thương đó là hình thức khuyến mại, ngược lại hoạt động trao thưởng không có đăng ký với sở công thươngkhi đó là hình thức biếu tặng.

Phương pháp hạch toán đối với SP, HH dùng để khuyến mại, quảng cáo: Theo Điểm g, Mục 3, Điều 91 TT 200: Đối với HH mua vào hoặc SP do DN sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:

Trường hợp xuất SP, HH để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua SP, HH, ghi:

Nợ TK 641/Có TK 155, 156

Trường hợp xuất HH để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua SP, HH (ví dụ như mua 2 SP được tặng 1 SP....) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán)…

Thứ hai: Lập hóa đơn đối với SP/HH/DV dùng để cho, biếu, tặng

Theo Khoản 9, Điều 3 TT 26/2015/TT-BTC (SĐBS điểm 2.4 PL 4 TT39/2014/TT-BTC) quy định: “Đối với HH, DV dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán HH, DV cho khách hàng”.

Theo Khoản 3, Điều 7 TT219/2013/TT-BTC: “Đối với SP, HH, DV (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của HH, DV cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Như vậy, nếu DN không lập hóa đơn tài chính mà chỉ sử dụng phiếu xuất kho (PXK) để giao hàng cho, biếu, tặng (vì sợ lập hóa đơn là vi phạm chức năng kinh doanh của DN) là sai. Khi lập hóa đơn tài chính đối với hàng cho, biếu tặng, kế toán cần chú ý:  DN dùng SP của chính DN sản xuất ra để cho, biếu, tặng thì khi xuất ra, giá xuất phải là giá bán (không phải là giá vốn). DN mua HH để cho, biếu, tặng mà hóa đơn mua vào là hóa đơn trực tiếp thì khi viết hóa đơn đầu ra kế toán xuất theo giá thanh toán, có kê thuế GTGT vì vẫn bị tính thuế (tổng tiền trên hóa đơn đầu ra bằng giá thanh toán). Sự chênh lệch giữa thuế và kế toán được ghi nhận vào chỉ tiêu tăng hoặc giảm ở báo cáo quyết toán thuế TNDN. Hóa đơn đối với SP cho, biếu, tặng phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT. DN kê khai, nộp thuế đầy đủ và không ghi nhận là một khoản doanh thu hoặc thu nhập khác của DN. Điều chỉnh sự chênh lệch kế toán và thuế được ghi vào chỉ tiêu “Điều chỉnh giảm doanh thu”.

Phương pháp hạch toán đối với trường hợp SP, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài DN được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh: Theo Điểm i, Mục 3, Điều 91, TT 200:

Nợ TK 641/Có TK 152, 153, 155, 156.

Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

Nợ TK 133/Có TK 3331.

Thứ ba: Lập hóa đơn đối với SP/HH/DV dùng để tiêu dùng nội bộ

Theo Khoản 7, Điều 3, TT 26/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điểm b, Khoản 1, Điều 16 TT 39/2014/TT-BTC và Khoản 3, Điều 5, TT 119/2014/TT-BTC) quy định: “người bán phải lập hóa đơn khi bán HH, DV, bao gồm cả các trường hợp HH, DV dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, HH, DV dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ HH luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)”. Như vậy, đối với SP/HH/DV sử dụng để tiêu dùng nội bộ tiếp tục quá trình sản xuất tiếp theo thì không phải xuất hóa đơn, còn SP/HH/DV sử dụng để tiêu dùng nội bộ (không tiếp tục quá trình sản xuất tiếp theo) mà là sử dụng trong khâu thương mại thì phải xuất hóa đơn.

Phương pháp hạch toán đối với SP, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng, theo Điểm h, Mục 3, Điều 91, TT 200: kế toán ghi:

Nợ TK 641/Có TK 155, 156

Nếu phải kê khai thuế GTGT cho SP, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:

Nợ TK 133/Có TK 3331./.

Tài liệu tham khảo

- TT26/2015/TT-BTC, TT219/2013/TT-BTC, TT 26/2015/TT-BTC.

- TS Trần Huy Hoàng - Bài giảng khóa học đặc biệt 2015.

Theo Tạp chí Kế toán và Kiểm toán - Bài của Th.s Vũ Thị Thê - Th.s Trần Thị Thu Thủy -  Khoa Kế toán – ĐH Lao động Xã hội