Kiến nghị giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam

* TS. Nguyễn Thị Mai Lê

*Trường Kinh tế - Trường Đại học Vinh

 

Tóm tắt

Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) một quy trình do hội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân sự khác của đơn vị thực hiện, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Hệ thống KSNB tại các tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam đang bộc lộ những hạn chế nhất định, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin được cung cấp cho các nhà quản trị. Từ đó, tác giả kiến nghị một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại các tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam.

Từ khóa: hệ thống kiểm soát nội bộ, giải pháp hoàn thiện, tổng công ty xây dựng công trình giao thông.

Abstract

An internal control system is a process, which implemented by the entity's board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance about the achievement of objectives related to operations, reporting and compliance. The internal control system at Vietnam's transport construction corporations is revealing certain limitations affecting the quality of information provided to managers. Thus, the author recommends some solutions to improve the internal control system at the transport construction corporations of Vietnam.

Keywords: internal control system, complete solution, traffic construction corporation.

JEL: M00, M30, M49.

Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Theo quan điểm của Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính (COSO - The committee of sponsoring organizations of the treadway commissio) - COSO Internal control - Integrated Framework, (2013), thì: “KSNB là một quy trình do hội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân sự khác của đơn vị thực hiện, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”.

Có hai dạng KSNB:

Một là, kiểm soát quản lý nhằm đạt các mục tiêu: thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh và kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách quản lý. Kiểm soát quản lý thường bao gồm các hoạt động như: truyền đạt các mục tiêu, chính sách của DN cho toàn thể đơn vị; tạo lập cơ cấu trách nhiệm và quản lý; thiết lập các quy chế hoạt động để đạt các mục tiêu DN; giám sát để nhận dạng các rủi ro bên trong lẫn bên ngoài tác động đến DN; thiết lập các chính sách và các thủ tục thực hiện để giải quyết các rủi ro; đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các bộ phận trong DN.

Hai là, kiểm soát kế toán nhằm đạt các mục tiêu: bảo vệ tài sản của DN và thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán. Kiểm soát kế toán thường bao gồm các hoạt động như: xét duyệt nghiệp vụ, hoạt động kiểm soát này nhằm đảm bảo hợp lý rằng mọi nghiệp vụ kế toán đều được người quản lý xét duyệt; kiểm soát tính hiện hữu của nghiệp vụ; kiểm tra ghi chép đầy đủ, hoạt động kiểm soát này nhằm đảm bảo mọi nghiệp vụ kế toán đã được người quản lý xét duyệt đều được ghi sổ kế toán; kiểm soát định khoản chính xác số tiền, tài khoản và kỳ ghi chép; bảo vệ thông tin, dữ liệu kế toán khỏi sự xâm nhập bất hợp lệ; đối chiếu, hoạt động kiểm soát này nhằm phát hiện sai sót và gian lận.

 

Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xử lý dữ liệu đầu vào

Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu là kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quá trình xử lý và đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu, bao gồm các thủ tục sau: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu - đảm bảo dữ liệu sẽ không được xóa, khi ràng buộc với dữ liệu đang tồn tại; kiểm tra dữ liệu hiện hành - cho phép xóa bỏ khỏi danh mục dữ liệu đối với một số dữ liệu không còn được sử dụng, để tăng tốc độ xử lý của chương trình; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu - đảm bảo các mẫu tin trong tập tin dữ liệu được sắp xếp theo đúng trình tự của chương trình; kiểm tra dữ liệu phù hợp - đảm bảo số liệu của chứng từ nhập sau phải phù hợp với thông tin của chứng từ có liên quan đã được nhập trước; sử dụng chức năng kiểm tra và cung cấp các thông tin bất thường trong quá trình xử lý số liệu như hàng tồn kho âm,...

 

Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình báo cáo thông tin đầu ra

Đối với hệ thống thông tin kế toán quản trị trên nền máy tính, kiểm soát thông tin đầu ra trong quy trình của hệ thống bao gồm:

Kiểm soát kết quả: ngoài kết quả chính là các báo cáo kế toán quản trị, hệ thống thông tin kế toán quản trị còn cung cấp các sổ, thẻ, bảng,… Các thông tin đầu ra này, cần được kiểm soát viên xem xét, đối chiếu, tính toán lại để đảm bảo mọi chi tiết đều được xử lý, tổng hợp lên các sổ, báo cáo theo đúng yêu cầu.

Phân phối thông tin: các thông tin kế toán quản trị cần được kiểm soát phân phối cho những người có quyền và trách nhiệm đọc.

Một số điểm tồn tại về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam

Do các hoạt động và thủ tục kiểm soát chưa đầy đủ, hiệu quả tại các DN vẫn xảy ra tình trạng nhân viên vi phạm các quy định của DN và của pháp luật trong quá trình làm việc, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh gây ra thất thoát tài sản do các hành vi biển thủ và gian lận của cán bộ nhân viên.

Thiếu các văn bản quy định rõ về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong DN, cũng như các nội quy và quy chế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, cũng là điểm tồn tại trong hệ thống KSNB của DN. Điều này dẫn tới, người lao động của DN thiếu những chỉ dẫn cụ thể cho các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. Thiếu quy chế rõ ràng, khiến nhà quản trị khó có cái nhìn tổng thể, chi tiết trong việc kiểm tra giám sát hoạt động trong phạm vi quản lý của mình và việc đưa ra quyết định khen thưởng hay xử lý vi phạm, đối với người lao động chưa được thỏa đáng.

Đồng thời, việc truyền thông thông tin các quy định của pháp luật Nhà nước và DN đến từng người lao động chưa thật sự đầy đủ, nhất là đối với đặc thù tại các tổng công ty xây dựng công trình giao thông, có những đội thi công, xí nghiệp,… đặt ở các vị trí, địa điểm xa trụ sở công ty, tạo ra kẽ hở cho các nhân viên thực hiện các hành vi gian lận, không tuân thủ quy định của DN và Nhà nước. Đối với các DN thi công công trình giao thông, các thủ tục kiểm soát số lượng và chất lượng tài sản (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định và các chi phí khác) là vô cùng quan trọng. Do địa điểm, điều kiện thi công mỗi công trình nằm rải rác trên các địa bàn khác nhau, khiến công tác quản lý gặp nhiều khó khăn, trong khi các thủ tục kiểm soát và đạo đức, tính chính trực, liêm khiết của một bộ phận người lao động còn chưa rõ ràng. Yêu cầu thắt chặt hơn nữa các thủ tục kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN thuộc tổng công ty xây dựng công trình là vô cùng cần thiết. Nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, chất lượng sản phẩm và uy tín của DN.

 

Kiến nghị giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam

Hệ thống KSNB có vai trò quan trọng, trong việc mang lại sự hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, hiệu quả; đảm bảo hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời; bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ. Do vậy, thiết lập hệ thống KSNB vững chắc là công cụ giúp DN nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Căn cứ vào quy mô DN, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mà mỗi DN lựa chọn thiết lập hệ thống KSNB phù hợp, đảm bảo cân đối giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra.

Thứ nhất, các DN cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, quy chế tài chính đảm bảo tính cập nhật, bám sát phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN. Hệ thống quy chế được xây dựng càng chi tiết, cụ thể và rõ ràng càng tốt. Điều này giúp cho người lao động trong DN, nắm bắt các nội dung và thực hiện được đúng đắn. Hệ thống quy chế nội bộ cũng cần được điều chỉnh định kỳ, có tính cập nhật, theo những biến động của nền kinh tế xã hội nói chung và của DN nói riêng. Cụ thể, như: các quy định về lưu trữ hệ thống dữ liệu; quy định rõ quy trình công việc qua các bộ phận xử lý và thời gian xử lý của mỗi bộ phận trong quy trình và biện pháp xử lý khi không hoàn thành; quy định về các biện pháp xử lý khi có sai phạm,…

Thứ hai, các văn bản nội bộ quy định về các quy tắc, quy trình, quy chế liên quan đến tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh, đạo đức văn hóa,… của DN, cần được truyền thông, phổ biến đến từng người lao động, đảm bảo mỗi người đều nắm bắt, hiểu rõ và cam kết thực hiện đúng quy định của DN. Mỗi người lao động đều thành thạo các quy trình làm việc của DN, nhằm rút ngắn thời gian xử lý, tăng tính chính xác hiệu quả công việc.

Thứ ba, đẩy mạnh xây dựng văn hóa DN, đảm bảo mỗi người lao động đều có ý thức và chủ động xây dựng văn hóa DN. Mỗi nhà quản lý là một tấm gương mẫu mực cho người lao động về tinh thần học tập làm việc, giá trị đạo đức. Một nhà quản trị có tầm, sẽ tạo động lực làm việc cho nhân viên của mình, đồng thời sẽ là sức hút cho nhân viên “giỏi” muốn cống hiến và gắn bó với DN. Từ đó, làm giảm thiểu các sai sót, gian lận từ chính người lao động. DN sẽ là một khối thống nhất cùng hướng tới mục tiêu của DN.

Thứ tư, hiện tại các DN thuộc tổng công ty xây dựng công trình giao thông đã thực hiện một số thủ tục kiểm soát, nhằm đảm bảo sự tuân thủ các quy định của DN và bảo vệ tài sản của DN. Tuy nhiên, các thủ tục vẫn chưa được thực hiện đồng bộ, thường xuyên định kỳ. Do vậy, đối với các DN đã thiết lập các thủ tục kiểm soát như: kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê tiền mặt; đối chiếu giữa chứng từ với sổ sách; đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, giữa sổ tổng hợp và báo cáo; đối chiếu công nợ; đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền gửi với sao kê ngân hàng; trách nhiệm của các bên trong việc xét duyệt đầu tư mua sắm tài sản; lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo chất lượng và phù hợp về mặt chi phí; đối chiếu giữa số liệu kế hoạch; dự toán và thực tế thực hiện,… cần tăng cường áp dụng các thủ tục này thường xuyên hơn nữa. Các hoạt động kiểm kê, đối chiếu so sánh ngoài thực hiện định kỳ theo tháng, quý thì cần tiến hành đột xuất. Các thủ tục cần được thực hiện nghiêm túc, có chất lượng và hiệu quả, tránh đi vào hình thức, đối phó, đảm bảo có đầy đủ sự tham gia của các bên liên quan. Từ đó, DN có các biện pháp xử lý phù hợp với các sai sót và gian lận có thể xảy ra. Nhằm đảm bảo thông tin cung cấp cho các nhà quản trị sử dụng, để đưa ra quyết định được đầy đủ, trung thực, chính xác. Đối với các DN mà thủ tục còn chưa được thiết kế chi tiết, đầy đủ thì cần hoàn thiện phù hợp với đặc thù ngành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, và có các biện pháp thực thi, đưa vào áp dụng trên phạm vi toàn DN.

Thứ năm, kết quả khảo sát cũng đã cho thấy, các đơn vị thành viên thuộc các tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam đều không có bộ phận kiểm soát, chỉ có 6 tổng công ty là có ban kiểm soát. Do vậy, DN nên nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của ban kiểm soát trong DN, cân đối giữa lợi ích có được và chi phí cần bỏ ra, để cân nhắc xem có nên thành lập bộ phận kiểm soát trong DN mình hay không?

 

Tài liệu tham khảo

Quốc hội, Luật Kế toán, ban hành ngày 20/11/2015.

Bộ Tài chính, Hệ thống Chuẩn mực Kế toán, Kiểm toán Việt Nam.

Luật Kế toán, Kiểm toán của Mỹ, Canada, Nhật Bản; Trung Quốc; Hàn Quốc; Cộng hòa Liên bang Đức,…(tài liệu dịch).

Hệ thống Chuẩn mực Kế toán, Kiểm toán IFAC và INTOSAI.

 

Nguồn: tapchiketoanvakiemtoan