Hệ thống thông tin kế toán quản trị - bài học kinh nghiệm cho Việt Nam

Hệ thống thông tin kế toán quản trị - MAIS (Management accounting information system - MAIS) là một bộ phận trong hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp, là bộ phận thông tin không thể thiếu trong doanh nghiệp giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định trong đầu tư, sản xuất kinh doanh hiệu quả, đáp ứng mục tiêu phát triển của chính doanh nghiệp. MAIS đã được áp dụng tại nhiều quốc gia trên thế giới, nhất là các quốc gia phát triển. Do đó, cần thiết phải nghiên cứu quá trình ứng dụng MAIS trong các doanh nghiệp của các quốc gia này để rút ra các bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập kinh tế.

Tổng quan về MAIS

Hệ thống thông tin kế toán quản trị (MAIS) là một cấu trúc thể hiện các kỹ thuật khác nhau, được sử dụng bởi một tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý, lưu trữ báo cáo và lấy dữ liệu tài chính của mình để hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định khách quan. Nó có thể được sử dụng bởi tất cả các tổ chức doanh nghiệp (DN) cho dù các DN sản xuất, phi lợi nhuận và định hướng dịch vụ.

Các nhà quản lý ở các cấp khác nhau của tổ chức liên quan thực hiện bốn chức năng quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát theo một khối lượng khác nhau. Lập kế hoạch là lựa chọn các mục tiêu tổ chức phù hợp và định hướng chính xác để đạt được các mục tiêu đã chọn. Tổ chức liên quan đến việc xác định các nhiệm vụ và các mối quan hệ cho phép nhân viên làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu kế hoạch. Trong khi lãnh đạo chủ yếu là mối quan tâm với việc thúc đẩy và phối hợp các nhân viên làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cuối cùng, trong việc kiểm soát, các nhà quản lý giám sát và đo lường mức độ mà tổ chức đã đạt được mục tiêu của mình.

MAIS bao gồm con người, công cụ hỗ trợ, các dữ liệu và phương thức xử lý nhằm biến đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin kế toán quản trị (KTQT) cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu của quản trị DN. Hệ thống này tồn tại trong vùng giao thoa của hai lĩnh vực là KTQT và hệ thống thông tin (HTTT), thực hiện chức năng thu thập, xử lý nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản trị thực hiện các chức năng quản lý. MAIS là một bộ phận của HTTT quản lý nhằm hướng đến việc cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong DN.

MAIS là một tập hợp bao gồm: (1) Con người; (2) Hệ thống chứng từ - tài khoản – Sổ và báo cáo kế toán; (3) Các chu trình kế toán; (4) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin; (5) Công cụ kiểm soát nội bộ (KSNB) tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện việc thu nhận, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin KTQT cho quản trị DN nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và làm gia tăng giá trị của DN.

Bài học kinh nghiệm cho Việt Nam

Qua nghiên cứu về MAIS tại Pháp, Mỹ, Nhật và Trung Quốc cho thấy về cơ bản MAIS của mỗi quốc gia đều dựa trên quan điểm thế giới, tuy nhiên cũng có sự khác biệt giữa các quốc gia do điều kiện kinh tế chính trị xã hội khác nhau. Xuất phát từ chính các đặc điểm của ngành nghề hoạt động, loại hình tổ chức bộ máy và trình độ của các DN Việt Nam hiện nay, với quan điểm kế thừa và học hỏi, vận dụng một cách có chọn lọc lý thuyết KTQT của các quốc gia trên thế giới, có thể đúc kết một số bài học kinh nghiệm cho chính các DN Việt Nam như sau:

Thứ nhất, về con người và bộ máy kế toán: Trong lĩnh vực đào tạo nhân lực để tổ chức MAIS nên tập trung đào tạo theo hướng phát triển năng lực quản lý, năng lực chuyên môn, năng lực ứng dụng công nghệ hiện đại. Theo đó đào tạo chuyên gia KTQT biết nắm bắt kỹ thuật, phương pháp KTQT hiện đại, tiên tiến. Phát triển năng lực tổ chức hệ thống, tiếp cận lý thuyết tổ chức gắn với HTTT, có kiến thức về phân tích hệ thống, phân tích dữ liệu, biết sử dụng thành thạo công nghệ thông tin, vận dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ trong bối cảnh hội nhập quốc tế. Đào tạo nguồn nhân lực toàn diện, hội tụ đủ trí lực, thể lực và tâm lực để tổ chức MAIS. Về tổ chức bộ máy KTQT; Để đảm bảo thực hiện mục tiêu của MAIS, với khuynh hướng quản lý theo chuỗi giá trị, xem xét lợi ích tạo ra từ việc tổ chức MAIS mang lại cho DN, có thể coi KTQT là một bộ phận thiết yếu của quản trị, một công cụ của quản trị chiến lược. Để tổ chức bộ máy gọn nhẹ và hiệu quả, các DN Việt Nam nên vận dụng mô hình tổ chức hỗn hợp KTTC và KTQT, hợp nhất có chọn lọc một số nội dung của KTQT và KTTC.

Thứ hai, về phương tiện kỹ thuật: Trang thiết bị cho KTQT, DN cần áp dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác tổ chức MAIS. Cần phải đầu tư đồng bộ hệ thống máy vi tính, trang thiết bị công nghệ hiện đại cho kế toán để tổ chức thu nhận, xử lý, cung cấp, lưu trữ và kiểm soát thông tin. Giải pháp phần mềm: Hiện nay, xu hướng chung ở các nước phát triển là ứng dụng giải pháp ERP. Kinh nghiệm của các nước phát triển như Mỹ, Pháp, Nhật Bản, Trung Quốc cho thấy đây là giải pháp tối ưu nhằm tạo ra hiệu quả trong công tác quản trị DN, sự gắn kết các bộ phận trong DN, giữa các DN với nhau tạo thành một HTTT thống nhất, qua đó khai thác có hiệu quả các nguồn lực. Các DN Việt Nam nên sớm ứng dụng ERP để tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, tăng cường khả năng cạnh tranh trong điều kiện hội nhập kinh tế. DN Việt Nam cần phải áp dụng cả phương pháp kỹ thuật KTQT truyền thống và hiện đại để xử lý và phân tích thông tin nhằm cung cấp cho việc thực hiện có hiệu quả hoạt động quản trị nguồn lực, tạo ra giá trị cho DN, tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường hội nhập kinh tế.

Thứ ba, hệ thống báo cáo KTQT: Các DN cần thiết lập hệ thống báo cáo KTQT phù hợp với đặc điểm hoạt động của DN, nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Việc vận dụng theo hệ thống kế toán Mỹ hướng tới việc lập báo cáo cung cấp thông tin kiểm soát, ra quyết định quản lý hay việc vận dụng theo hệ thống kế toán Pháp phục vụ theo yêu cầu riêng của quản trị DN. Hệ thống báo cáo cần phải được vận dụng một cách kết hợp, bổ sung cho nhau hướng đến sử dụng thông tin tăng hiệu quả quản lý của nhà quản trị.

Thứ tư, hệ thống KSNB: Các DN Việt Nam cần nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB. Hiện nay, có rất nhiều quan điểm về hệ thống KSNB. Các quan điểm về hệ thống KSNB của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) và quan điểm của ủy ban các tổ chức tài trợ (COSO) cũng có sự khác nhau do yêu cầu và góc độ nhìn nhận khác nhau. Tuy nhiên, theo quan điểm chung được thừa nhận rộng rãi nhất hiện nay thì hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách, những quy định, các thủ tục kiểm soát, các bước công việc do lãnh đạo đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị đạt kết quả.

Hệ thống KSNB nhằm vào 3 vấn đề lớn, đó là: Tuân thủ luật pháp và quy định; Đảm bảo mục tiêu của hoạt động (hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý); Đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Mục tiêu hoạt động là đạt mục tiêu cụ thể đã được thiết lập trong mối quan hệ đánh giá tổng thể (Mỗi mục tiêu cụ thể đều đạt được nhưng mục tiêu hoạt động chung có thể không đạt được); Khai thác, sử dụng tối ưu (kinh tế, hiệu quả, an toàn) các nguồn lực.

Mục đích của việc thiết lập hệ thống KSNB của DN nhằm vào:

- Đảm bảo các mục tiêu của hệ thống KSNB (tuân thủ pháp luật và quy định; Đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính; Đảm bảo mục tiêu hoạt động của đơn vị).

- Bảo vệ thông tin và tài sản trong DN, đơn vị.

- Ngăn chặn, phát hiện và xử lý các vi phạm, gian lận trong hoạt động.

- Phát hiện, thu thập đầy đủ và xử lý kịp thời các vấn đề rắc rối, những phát sinh ngoài dự kiến của DN, đơn vị.

- Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu quả kinh doanh của đơn vị (quyết định quản lý phù hợp và hiệu lực, quản lý phải đem lại kết quả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao).

Việc “bảo đảm” cho những mục đích trên đây của hệ thống KSNB chỉ là sự bảo đảm hợp lý theo từng góc độ nhìn nhận và từng giai đoạn cụ thể, chứ không thể là bảo đảm tuyệt đối ở mọi góc độ và mọi giai đoạn.

Trước đây và theo quan điểm truyền thống, hệ thống KSNB thường chỉ tập trung vào nội bộ của đơn vị, nhưng ngày nay hệ thống KSNB của đơn vị đã vượt ra khỏi phạm vi ranh giới của bản thân đơn vị, do các hoạt động của đơn vị hiện nay được nhiều tổ chức bên ngoài quan tâm.

DN cần có một hệ thống KSNB đủ mạnh và tin cậy để đáp ứng yêu cầu của những đối tượng này đặt ra như các nhà tài trợ, chủ sở hữu, cho vay vốn, các cổ đông, ngân hàng và nhiều đối tượng khác.

Luật Kế toán 2015 cho rằng, KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra...

Nói về hệ thống KSNB là nói đến các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát do lãnh đạo đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi lĩnh vực trong đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm cả KSNB và bản thân con người cùng với những phương tiện có tính chất kỹ thuật, cấu trúc hướng vào kiểm soát mang tính bền vững, ổn định, đảm bảo và lâu dài. Hệ thống KSNB thường được bản thân các lãnh đạo đơn vị xây dựng, thiết lập hướng vào kiểm soát các hoạt động trong phạm vi và trách nhiệm của đơn vị./.

Tài liệu tham khảo

1. Thái Huy Phúc (2012), HTTT kế toán – tập 1, NXB Phương Đông.

2. Susumu Ueno, D. Paul Scarbrough (2016), Japanese Management Accounting: An Overview of Current Methods and Practices.

3. Michael D. Shields, Yutaka Kato (1991), Management Accounting Practices in the US and Japan: Comparative Survey Findings and Research Implications.

Theo Tạp chí Kế toán và Kiểm toán của Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (VAA) Ths. Nguyễn Thị Mai Lê * Khoa Kinh tế - Đại học Vinh