Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) – Khả năng áp dụng vào các doanh nghiệp Việt Nam

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp (DN) có cách tổ chức nhân sự theo phòng ban, mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình và gần như độc lập đối với các phòng ban khác. Việc chuyển thông tin trong nội bộ DN được thực hiện một cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Vấn đề đặt ra cần có một hệ thống quản lý có thể thực hiện xử lý tất cả các quy trình để giúp DN có khả năng tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực của mình.

Hệ thống hoạch định nguồn lực DN (ERP) là gì?

ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực DN do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động, giúp cho DN quản lý các hoạt động chủ chốt, như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, ... và các nghiệp vụ khác của DN. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của DN như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của DN.

Thông thường, trong một DN sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, ... Các PM quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các PM của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Khác với các phần mềm truyền thống riêng rẽ, hệ thống ERP là một phần mềm duy nhất tích hợp nhiều môđun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực hiện các chức năng tương tự hoặc cao hơn các phần mềm quản lý rời rạc. Tính tích hợp là điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ.

Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinh doanh thông thường. Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương, mua sắm, phải thu và phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng.

ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng... Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.

ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Ví như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, nhằm giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban -phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ một cách liên tục.

Thực trạng áp dụng hệ thống ERP trong các DN Việt Nam hiện nay

Hiện nay, trào lưu triển khai phần mềm quản trị DN trong các DN bắt đầu phát triển. Việc ứng dụng ERP đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho các DN. Nổi bật là cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp các bộ phận phòng ban, dữ liệu chung và truy xuất tức thời; kiểm soát tồn kho chính xác tại một thời điểm bất kỳ. Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành được chuẩn hóa và áp dụng trên hệ thống SAP. Thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác giúp các cấp lãnh đạo kiểm soát được chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời.

Bên cạnh đó, còn rất nhiều DN đang ở giai đoạn tác nghiệp riêng lẻ tức là mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình và gần như độc lập đối với các phòng ban khác. Mỗi phòng ban trong một DN sử dụng các phần mềm khác nhau, như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, việc chuyển thông tin trong nội bộ DN được thực hiện một cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Điểm yếu của hệ thống là cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ dẫn đến một loạt các vấn đề về bảo mật, sao lưu và phục hồi. Nhưng rõ nhất là khi các cơ sở dữ liệu không kết nối được với nhau sẽ xảy ra tình trạng dữ liệu bị trùng lặp hoặc không chính xác. Mặt khác, dữ liệu không mang tính trực tuyến nên khi nhà quản lý cần báo cáo thì phải đợi nhân viên hoàn tất việc nhập dữ liệu. Nếu báo cáo liên quan đến nhiều phòng ban thì vấn đề trở nên phức tạp hơn nhiều. Vì vậy, việc áp dụng hệ thống ERP cho các DN thành viên và trong toàn ngành là thực sự cần thiết, tất yếu. Tuy nhiên, còn tồn tại nhiều khó khăn với các DN Việt Nam khi áp dụng ERP, cụ thể:

1. Nguồn nhân lực: Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với DN vận dụng ERP là vấn đề con người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhịp được với môi trường mới, quy trình mới. Đặc biệt, đối với các DN có đội ngũ lao động chưa được đào tạo bài bản thì khó khăn càng tăng lên. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên, yêu cầu về trình độ nhân viên cũng phải nâng cao.
2. Công nghệ: Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ. Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai. Các phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Chính vì vậy, việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ.
3. Chi phí: Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ...); chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngoài ra, DN có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành. Đối với các DN có quy mô trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện. Điều này sẽ tạo nên sức ép chi phí cho DN trong giai đoạn đầu.

Kiến nghị về việc ứng dụng ERP vào các DN Việt Nam

Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. DN nếu ứng dụng ngay từ đầu, khi quy mô còn nhỏ sẽ có nhiều thuận lợi trong việc triển khai và sớm đi vào nề nếp. Về bản chất, triển khai hệ thống ERP là hệ thống hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Do đó, việc đầu tiên DN cần làm trước khi triển khai ERP là phải xem xét tái cơ cấu tổ chức, hướng tới mô hình quản lý DN theo quy trình. Quá trình này không thể xây dựng xong trong một, hai ngày mà có thể mất nhiều năm, vì thế, đòi hỏi các nhà quản lý DN phải có tầm nhìn chiến lược, quyết tâm đổi mới DN, xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai và đầu tư dài hạn vào cơ sở hạ tầng, đào tạo nâng cao trình độ tin học và đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin. Nghiên cứu lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của DN. Tổ chức thực hiện các hoạt động của DN theo tiêu chuẩn hiện hành.

Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại lợi ích lâu dài cho các DN Việt Nam hiện nay. Qua phân tích, chúng ta có thể hiểu sâu sắc hơn về hệ thống ERP trong quản lý DN cũng như việc vận dụng đúng cách để có thể mang lại hiệu quả. Các DN cần nhìn nhận những yếu kém mà mình mắc phải, từ đó có những biện pháp khắc phục để có thể theo kịp với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay./.

 

Tài liệu tham khảo

1. Tìm hiểu về hệ thống hoạch định nguồn lực DN và khả năng áp dụng trong Tập đoàn Công nghiệp Than -Khoáng sản VN (KS. Vũ Tuấn Sử, KS Bùi Thị Lê Na, KS Nguyễn Thị Khánh Ly - Viện Khoa học Công nghệ Mỏ - Vinacomin)
2. Xây dựng mô hình Hoạch định tài nguyên trường đại học cho các trường đại học công lập ở Việt Nam, Nguyễn Thanh Tuấn, Tạp chí Kinh tế và Phát triển, Đại học Kinh tế quốc dân, 2014.
3. Các trang web liên quan.

Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán – Bài của TS Phạm Thị Tuyết Minh – Học viện ngân hàng