Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

Kết quả khảo sát thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình mua hàng và trả tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tỉnh Bình Định cho thấy: Hầu hết các doanh nghiệp (DN) chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức đến hệ thống KSNB, chưa thiết lập hoặc đã thiết lập nhưng còn nhiều hạn chế. Do đó, trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra mô hình chung về hệ thống KSNB chu trình mua hàng và trả tiền để các DN làm căn cứ vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động tại DN, cụ thể:

Về phía Nhà nước

Sau khi gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO), nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn trải nghiệm những thách thức quan trọng nhất của cơ chế thị trường và toàn cầu hóa, bên cạnh những cơ hội, các DN nước ta phải đối mặt với không ít khó khăn. Vì vậy, để tạo ra một môi trường cạnh tranh công bằng cho các DN đồng thời phát huy được nội lực của nền kinh tế giúp các DN nước nhà khẳng định vị thế và tên tuổi của mình, Nhà nước cần phải đẩy mạnh vai trò của mình trong việc quản lý và điều hành nền kinh tế.

KSNB là hoạt động mang tính chất nội bộ, tuy nhiên để hệ thống này hoạt động có hiệu quả cũng cần có sự hướng dẫn của Nhà nước. ở tầm vĩ mô, Nhà nước cần tiến hành một số công việc như: xây dựng hệ thống lý luận về KSNB phù hợp với đặc điểm nền kinh tế Việt Nam, xây dựng chương trình đào tạo về hệ thống KSNB cho các sinh viên chuyên ngành kinh tế, tăng cường các dịch vụ hỗ trợ giúp DN.

Về phía DN

• Môi trường kiểm soát

Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống KSNB. Vì vậy, bản thân nhà quản lý phải thực sự quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ và làm gương trong việc tuân thủ các quy định của DN.

DN nên lập bảng phân công công việc cho các nhân viên của bộ phận mua hàng và trả tiền để mỗi cá nhân đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và tránh đùn đẩy công việc cho nhau, trong đó cần tuân thủ nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm”.

• Hoạt động đánh giá rủi ro

Hoạt động trong môi trường kinh tế đầy cạnh tranh và thách thức như hiện nay, các DN luôn đối mặt với nhiều rủi ro. Do đó, nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá và phân tích rủi ro để kịp thời đưa ra giải pháp nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro. Trong đó, điều kiện tiên quyết là phải xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể và phổ biến rộng rãi trong DN.

• Hoạt động kiểm soát

Đối với hệ thống kế toán

• Kiểm soát quá trình mua hàng

Để đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hoá được tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả cao, DN cần tổ chức tốt quá trình mua hàng. Quá trình này bao gồm các bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng.

-    Yêu cầu mua hàng

Khi nhận thấy hàng hóa trong kho thấp hơn mức dự trữ tối thiểu, bộ phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng và chuyển đến bộ phận mua hàng hoặc khi có nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng. Các DN cần chú ý đến những thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng như sau:

• Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt và chỉ có những người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng.
• Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên (Liên 1: Lưu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lưu tại bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng).
• Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
• Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụ trách mua hàng bảo quản. Thủ tục này nhằm đối phó với rủi ro những người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng.
• Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo. Để làm được điều này, cần phải tiến hành lưu riêng các hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng đã nhận được đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chưa nhận được đơn đặt hàng.

-    Phê duyệt mua hàng

Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây lãng phí, ứ đọng vốn,… do tồn quá mức cần thiết, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây thiếu hàng hóa tiêu thụ, đồng thời loại bỏ những giấy đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa.

-    Lựa chọn nhà cung cấp

Mục đích là để DN có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng cao với giá cả hợp lý nhất. Sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp. Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trường. Bên cạnh đó, các DN cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng. Các thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp:

• Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn được nhà cung cấp tốt nhất;
• Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá không hợp lý vì họ nhận được tiền hoa hồng từ nhà cung cấp;
• Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp. Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng;
• Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt;
• Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp;
• Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp;
• DN nên cập nhật thường xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng.

-    Đặt hàng

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:

• Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải được phê duyệt của Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng được quản lý tập trung, tránh mua hàng tuỳ tiện gây lãng phí.
• Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận. Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng đã in sẵn. Nếu phát hiện bị mất các đơn đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thông báo cho các bộ phận liên quan để ngừng xử lý đối với đơn đặt hàng này;
• Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận.
•  Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được hàng.

-    Xác nhận cam kết mua hàng

Đơn đặt hàng do DN lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá giữa bên bán và bên mua vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Thông thường sau khi gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Nếu có sự thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại và cần phải thông báo cho các bộ phận có liên quan biết.

• Kiểm soát quá trình nhận hàng

Sau khi đạt được sự thoả thuận giữa bên bán và bên mua, bộ phận mua hàng sẽ cử một nhân viên đến tại địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng.

 Các thủ tục kiểm soát đối với quá trình này như sau:

-    Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng;

-    Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập thành ba liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế toán. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và được bảo quản cẩn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận có liên quan;

-    Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt;

-    Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót các chi tiết quan trọng, DN nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng;

-    Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận được.

• Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền

Việc ghi nhận nợ phải trả và trả tiền vào sổ sách kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Trọng tâm của việc kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả, chi trả đúng hạn cho số lượng hàng thực nhận, theo đúng đơn giá đã thoả thuận, tránh trả tiền trùng lắp,… Các thủ tục kiểm soát cơ bản là:

-    Quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hoá đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến Phòng Kế toán. Khi nhận được hoá đơn, kế toán công nợ sẽ kiểm tra đối chiếu giữa hoá đơn với các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho,… để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt đầy đủ, hàng nhận đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo thỏa thuận giữa hai bên.

-    Nếu có sai sót trên hoá đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời.

-    Nên thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy ra gian lận.

-    Chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc được giảm giá, đối với những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán nhận được nhưng không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp.

-    Tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi những hoá đơn chưa trả tiền và những hoá đơn đã trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lắp. Các hóa đơn chưa trả tiền cần được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán để đảm bảo việc chi trả theo đúng thỏa thuận, đối với các hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu “Đã thanh toán” ngay để tránh trả tiền hai lần cho cùng một hóa đơn. Định kỳ, khi nhận được giấy đối chiếu công nợ từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra kỹ và thông báo kịp thời cho nhà cung cấp nếu có sai sót. Ngoài ra, kế toán công nợ cần chú ý các nghiệp vụ quanh ngày khóa sổ để đảm bảo các nghiệp vụ đều được ghi đúng niên độ.

Để đảm bảo hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trên, DN nên tăng cường hoạt động giám sát trong quá trình thực hiện đồng thời nhà quản lý tiến hành so sánh kết quả của hoạt động mua hàng và trả tiền thực tế với dự toán, với kỳ trước hay với các đối thủ khác nhằm có biện pháp giải quyết kịp thời nếu bộ phận mua hàng không đạt được mục tiêu đề ra.

Đối với hệ thống máy tính

Thứ nhất, đối với các DN nhỏ và vừa, việc đầu tư ngay từ đầu vào hệ thống máy tính hiện đại là một khó khăn lớn. Vì vậy, DN hãy lập kế hoạch đầu tư theo từng giai đoạn nhỏ, tìm mua hoặc đặt nhà cung cấp phần mềm phù hợp với hoạt động tại DN đồng thời cần có nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin để kịp thời xử lý các sự cố nếu xảy ra nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục và ổn định. Đối với các DN có quy mô lớn nên đầu tư phần mềm ERP.

Thứ hai, khi các mạng lưới truyền thông ngày càng phát triển, việc kiểm soát truy cập đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo cho hoạt động của DN. Mỗi nhân viên bắt buộc phải có tên đăng nhập (user name) và mật khẩu (password) để chỉ được phép truy cập trong phạm vi công việc của mình, mật khẩu phải được thay đổi thường xuyên và danh sách người dùng phải được cập nhật liên tục, tên đăng nhập và mật khẩu của những nhân viên đã nghỉ việc phải được hủy bỏ ngay, điều này nhằm ngăn chặn sự xâm nhập trái phép của cả đối tượng bên ngoài lẫn bên trong đơn vị.       

Thứ ba, mỗi nhân viên phải chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo những dữ liệu đầu vào do mình nhập phải chính xác tuyệt đối, có như vậy thì hệ thống máy tính mới xử lý đúng và cho thông tin đầu ra chính xác. Muốn vậy, nhân viên kế toán cần kiểm tra tính chính xác của chứng từ trước khi nhập dữ liệu vào máy tính, chẳng hạn như kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra sự phê duyệt của chứng từ, đối chiếu số liệu giữa các chứng từ với nhau,...

• Hoạt động thông tin và truyền thông

DN cần đặc biệt quan tâm và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán vì nó là một bộ phận quan trọng mang tính chất quyết định đến chất lượng thông tin trong DN. Hệ thống thông tin kế toán, xét về mặt quy trình bao gồm ba bộ phận: Chứng từ, sổ sách và các báo cáo. Bên cạnh đó, DN cần xây dựng và hoàn thiện hệ thống truyền thông cả bên trong lẫn bên ngoài.

• Hoạt động giám sát

Các DN nên đầu tư hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xem xét hoạt động của bộ phận mua hàng và trả tiền có đúng như thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình hoạt động của DN trong từng giai đoạn. Để hoạt động giám sát đạt được hiệu quả cao, các DN cần phải:

Thứ nhất, giám sát các bước thực hiện chu trình mua hàng và trả tiền để đảm bảo các thủ tục kiểm soát trên đều được thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy ra trong chu trình này.

Thứ hai, cuối tháng, Trưởng phòng cung ứng cần yêu cầu nhân viên của mình lập bảng phản ánh công việc đã hoàn thành, sau đó đánh giá kết quả thực hiện của từng nhân viên để có hình thức khen thưởng kịp thời nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên đồng thời có biện pháp nhắc nhở và kỷ luật đối với các nhân viên vi phạm. Định kỳ (cuối mỗi tháng) hoặc khi có nhu cầu Giám đốc yêu cầu Trưởng phòng cung ứng báo cáo tình hình thực hiện hoạt động mua hàng và so sánh với các chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Từ đó, Giám đốc sẽ đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro cho DN. Bên cạnh đó, Giám đốc cần yêu cầu nhân viên báo cáo ngay lập tức các hoạt động bất thường xảy ra và các trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của DN cũng như của pháp luật hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của DN.

Thứ ba, định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời xác định chính xác số lượng và chất lượng hàng còn lại trong kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ hàng hóa tiêu thụ. Trong quá trình kiểm kê, Trưởng ban kiểm kê cần chú ý một số thủ thuật gian lận như sau: Hoán chuyển vị trí để đếm nhiều lần cho cùng một số hàng nhằm làm tăng số lượng kiểm kê; mượn hàng từ bên ngoài để làm tăng số lượng hàng trong kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó trả lại khi kiểm kê kết thúc; ngụy tạo hàng bằng thùng, hộp rỗng; cố tình kiểm kê sai hoặc tác động để nhóm kiểm kê sai.

Thứ tư, định kỳ, người giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc về những những khiếm khuyết của hệ thống. Khiếm khuyết ở đây được hiểu là những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn mà người giám sát phát hiện được và cần điều chỉnh hệ thống KSNB nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra đồng thời xem xét hậu quả do khiếm khuyết gây ra, sau đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục.

Trên đây là mô hình chung về hệ thống KSNB chu trình mua hàng và trả tiền. Mô hình này mang tính khái quát, vì vậy tùy theo đặc điểm hoạt động, lĩnh vực kinh doanh mà mỗi DN áp dụng phù hợp để hệ thống KSNB tại DN mình vận hành hiệu quả nhất.

Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán – Bài của TS. Trần Thị Cẩm Thanh, Ths. Lê Thị Thanh Mỹ, CN. Trần Thị Bích Duyên, CN. Trần Thị Quanh_ Khoa Kinh tế & Kế toán, Đại học Quy Nhơn