Quản trị tài chính doanh nghiệp và hệ công cụ quản trị tài chính

Quản trị tài chính (QTTC) doanh nghiệp (DN) chính là toàn bộ các hoạt động của DN nhằm thiết lập định chế. Trước hết, là các định chế tài chính nội bộ, tổ chức bộ máy quản trị và kiểm soát tài chính, khai thác và sử dụng tốt mọi nguồn tài lực từ bên trong và bên ngoài DN phục vụ cho sản xuất kinh doanh của DN với mục tiêu cơ bản là tiết kiệm, hiệu quả, bảo vệ tốt lợi ích hợp pháp của DN và các chủ thể liên quan.

Tiêu chí đánh giá độ hoàn thiện và tin cậy của hệ thống QTTC DN là:

-        Có định chế tốt, đảm bảo tính hợp pháp, tính phù hợp với đặc điểm tổ chức, quản lý và sản xuất kinh doanh của DN, phù hợp với môi trường tài chính và trình độ của bộ máy tài chính, kế toán của DN.

-        Có bộ máy tinh gọn, hiệu lực, có giám đốc tài chính giỏi và kế toán trưởng cùng bộ máy hạch toán phù hợp đủ sức làm tham mưu và QTTC.

-        Có môi trường kiểm soát nội bộ (KSNB) hữu hiệu.

-        DN có chiến lược phát triển phù hợp, có năng lực kinh doanh, có uy tín và môi trường kinh doanh phù hợp cho việc mở rộng các quan hệ tài chính.

-        Một DN có bộ máy QTTC tốt là DN có sự công khai, minh bạch về tài chính, có hiệu quả sử dụng vốn ngày càng cao và có khả năng thích ứng với mọi biến động dù phức tạp của thị trường tài chính.

Mục tiêu của QTTC DN

-        Mục tiêu dài hạn: Xác định các định hướng giải pháp và con đường chủ yếu để tạo lập nguồn vốn, phù hợp với chiến lược phát triển đặc biệt, chiến lược ngành hàng, chiến lược thị trường của DN và đặt ra các mục tiêu chính trong các bước phát triển của DN về mặt tài chính.

Đặc biệt lưu ý khi thẩm định, phê chuẩn các quyết định đầu tư có tính chiến lược, dài hạn.

-        Mục tiêu ngắn hạn: Đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động, đảm bảo khả năng chi tiêu, thanh toán, thực thi tốt quyền và nghĩa vụ tài chính của DN, thực hiện an toàn, tiết kiệm và hiệu quả trong chi tiêu tài chính.

Nội dung của QTTC DN

-        Quản trị TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Trong đó, có nội dung quản trị hiện vật, quản trị giá trị, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp và thanh lý TSCĐ. Đây là một công việc quan trọng và khó khăn, bao gồm các giải pháp về phân định trách nhiệm quản lý, sử dụng, về hạch toán khấu hao và cả quản trị về mặt kỹ thuật, công nghệ.

-        Quản trị tài sản lưu động và vốn lưu động: bao gồm việc nghiên cứu khả năng chuyển đổi của TSLĐ, cơ cấu và phân loại TSLĐ, quản trị hàng hóa tồn kho, lập và sử dụng quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, cách thức tổ chức chu chuyển vốn lưu động, khả năng phân tích vòng quay và hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

-        Quản trị vốn bằng tiền bao gồm việc lập kế hoạch tiền mặt (tiền VNĐ và ngoại tệ), kế hoạch vay, trả nợ, việc tổ chức quản lý và kiểm soát quỹ tiền mặt tại hội sở chính và các chi nhánh, tổ chức việc giao dịch, kết nối ngân hàng trong và ngoài nước, chế độ đảm bảo an toàn tiền khi giao dịch, nhất là giao dịch điện tử.

-        Quản trị tín dụng thương mại và quá trình tham gia thị trường tài chính bao gồm các phương thức bán hàng, thu tiền, sử dụng các công cụ tín dụng thương mại, chính sách vay nợ và thu nợ, vấn đề bao thanh toán và mua bán thương mại, việc sử dụng và quản trị các công cụ tài chính.

-        Quản trị nguồn vốn của DN bao gồm quản trị các nguồn vốn tự có, nguồn tín dụng ngân hàng và tín dụng thương mại, nguồn cổ phiếu và trái phiếu công ty, nguồn từ lợi nhuận dùng để tái đầu tư.

-        Quản trị quyết định đầu tư, phân tích tính chi phí đầu tư là cách thức tính toán toàn diện tiềm lực vốn, khả năng đầu tư, nhất là đầu tư XDCB quy mô lớn. Trong vấn đề này, phải đặc biệt chú ý phân tích sâu về doanh lợi và rủi ro trong các hoạt động đầu tư.

-        Quản trị rủi ro tài chính kinh doanh, nhận diện và xử lý các rủi ro tiềm tàng trong sản xuất, kinh doanh, nhằm giảm thiểu thiệt hại và tài trợ rủi ro.

-        Phân tích tài chính là công cụ hữu hiệu trong giải pháp QTTC. Việc phân tích, giúp nhà quản trị nhìn nhận đúng thực trạng tài chính, những yếu tố tích cực và tiêu cực, thông qua những tính toán và phân tích khoa học, nhằm nhận diện nguyên nhân và tìm các giải pháp phát huy ưu điểm, hạn chế sai lầm, để công tác tài chính được đảm bảo độ an toàn, sự phát triển liên tục và bền vững.

-        Tăng cường hệ thống KSNB, đặc biệt là kiểm toán nội bộ (KTNB), nhằm làm cho công tác nội kiểm luôn hoàn thiện cả về tổ chức, hoạt động, cảnh báo và ngăn chặn rủi ro, giảm thiểu tác hại của rủi ro, hướng công tác tài chính đạt mục tiêu hiệu quả và sự tăng trưởng bền vững.

-        Tăng cường phân cấp quyền và trách nhiệm, đề cao trách nhiệm vật chất, sử dụng có hiệu quả đòn bẩy kinh tế. Quyền, trách nhiệm và lợi ích vật chất là khâu, hay đúng hơn là mặt hợp thành trách phận và động lực kinh tế cho hoạt động kinh tế nói chung và QTTC nói tiêng. Duy trì, bồi bổ động lực lành mạnh song song với việc gia tăng thẩm quyền, trách nhiệm cho từng bộ phận, từng thành viên sẽ tạo ra sự đồng thuận trong QTTC, nhờ đó mà quản trị tỏ rõ hiệu lực, hiệu quả cao. Điều này còn giúp nâng cao hiệu năng quản trị của toàn bộ hệ thống.

Chức năng QTTC DN

-        Chức năng thứ nhất của QTTC DN là chức năng thích ứng với nhu cầu hình thành, tạo lập, phân phối và sử dụng vốn một cách có hiệu quả, đúng pháp luật và hợp lý nhất, phù hợp với môi trường tài chính.

-        Chức năng thứ hai là chức năng giám đốc, kiểm soát tài chính, thông qua việc tác nghiệp trong phân chia, kiểm soát sử dụng, đánh giá hiệu quả tài chính, góp phần lành mạnh hóa các quan hệ tài chính, hướng vào việc tiết kiệm và nâng cao hiệu quả chi dùng các nguồn lực tài chính có hạn của DN.

Giải pháp QTTC DN

-        Kiểm soát và tham gia với Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc điều hành về việc lựa chọn và ra các quyết định đầu tư. Trước hết, là đầu tư xây dựng cơ bản và liên doanh liên kết.

-        Xác định đúng đắn nhu cầu về số lượng, thời gian về vốn và khai thác mọi khả năng có thể để huy động vốn với chi phí thấp nhất, phục vụ cho việc triển khai các hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN.

-        Phân bổ và sử dụng có hiệu quả số vốn hiện có, kiểm soát chặt chẽ mọi khoản chi (tính kế hoạch, tính hợp lý, tính tiết kiệm), đảm bảo khả năng thanh toán của DN. Đặc biệt, lưu ý đáp ứng các khoản chi cho thực thi các mục tiêu cơ bản, trọng tâm của DN, chú trọng lợi ích của người lao động, ưu tiên thanh toán các khoản nợ tới hạn, thu hồi kịp các khoản cho vay, tạm ứng, xử lý tốt quan hệ với chủ nợ, khách nợ.

-        Kiểm soát việc thực thi chính sách lợi nhuận của DN, kiểm tra việc ra quyết định và sử dụng quỹ DN, quỹ dự phòng, quỹ phúc lợi, khen thưởng, quỹ phát triển tái đầu tư... đảm bảo sự minh bạch, công khai, hợp lý, công bằng và hài hòa lợi ích.

-        Nhận diện và đề xuất các giải pháp xử lý các quan hệ tài chính, chú trọng lợi ích trước mắt, lợi ích lâu dài, chú trọng sự phát triển bền vững, ổn định và gia tăng doanh lợi cho DN.

-        Hoàn thiện hệ thống KSNB, hướng mọi sự kiểm soát vào việc phát hiện, ngăn ngừa, giảm thiểu tác hại của các rủi ro tài chính.

-        Hoàn thiện và hiện đại hóa hệ thống thông tin hiện đại về tài chính, sử dụng phần mềm QTTC và kế toán hiện đại trong QTTC DN.

Hệ công cụ sử dụng trong QTTC DN

1. Thứ nhất: Các định chế, các quy tắc quản lý DN và QTTC

Các định chế về tổ chức và hoạt động cùng các nội quy, quy tắc quản lý nguồn tài lực của DN rất đa dạng, bao gồm các quy phạm pháp luật liên quan đến DN, các chế định, chính sách về tài chính, kế toán DN, các quy tắc về quản lý và khai thác nguồn thu, phân bổ, sử dụng, bảo vệ tài sản, quy chế chi tiêu và hạch toán... đều hiện hữu như các công cụ định hướng, chỉ lối và giám sát tài chính.

Không ngừng hoàn thiện bộ quy chế, quy tắc đối với tài chính DN là việc lớn có sự tham gia của Nhà nước, nhiều ngành. Song, bản thân DN phải am hiểu, tuân thủ và sử dụng chúng như công cụ để che chắn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của mình.

Ngoài ra, DN phải cụ thể hóa mọi chế độ, chính sách và kế hoạch tài chính của mình thành những quy tắc, nội quy để chỉ dẫn và khuôn khổ hóa mọi hoạt động, nhất là các hoạt động liên quan đến sự hình thành và sử dụng nguồn lực tài chính. Có như vậy, hoạt động của DN mới đạt tới sự hợp pháp, cộng sinh được với môi trường tài chính chung, tận thu mọi nguồn lực và sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Bản thân các quy trình, quy tắc QTTC luôn phải được đổi mới theo hướng cập nhật chế độ, chính sách, thiết thực, tiết kiệm và có hiệu quả  cao.

2. Thứ hai: Kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về tài chính và dự toán thu, chi

Sử dụng thông minh công cụ kế hoạch, biết điều phối và biết điều chỉnh kế hoạch là đòn bẩy lợi hại nhất cho sự phát triển bền vững tài chính DN.

Các bộ phận trọng tâm của kế hoạch tài chính DN là kế hoạch nguồn vốn, kế hoạch đầu tư tài chính, kế hoạch phân bổ, sử dụng nguồn lực, dự toán chi cho sản xuất kinh doanh, kế hoạch vay nợ và trả nợ, kế hoạch lợi nhuận và phân phối lợi nhuận, việc lập các quỹ dự phòng và kế hoạch bảo tồn, phát triển vốn.

Trong các công cụ kế hoạch, dự toán cho các công trình đầu tư XDCB, dự toán chi cho các chương trình, mục tiêu mang tính dự án như liên doanh, liên kết, đổi mới công nghệ, đổi mới sản phẩm, dự toán chi tiêu hàng quý, năm... có vai trò hết sức quan trọng. Phải thực hiện đúng quy trình lập, thẩm định, xét duyệt, thực hiện và kiểm tra thực hiện của dự toán. Đây là cách hữu hiệu nhất của QTTC.

3. Thứ ba: Các công cụ tiền tệ, giá cả, định mức kinh tế kỹ thuật và các công cụ tài chính liên quan đến DN

Muốn QTTC tốt, phải đặc biệt am hiểu và sử dụng linh hoạt các công cụ tiền tệ, các thước đo về giá trị, hiện vật, về hàm thử biểu của thị trường tài chính. Đây là những tác nghiệp trong hoạt động quản trị chỉ được thực hiện khi nhà quản trị, am hiểu thị trường, giá cả, am hiểu thước đo chi phí và thu nhập liên quan đến DN, phát huy thế và lực của công ty, lại né tránh và hạn chế các thua thiệt khi thị trường biến động.

Khi quyết định mua, bán, nhập, xuất, can dự hay rút lui khỏi thị trường nào đó, nhà QTTC phải là những chuyên gia đầy bản lĩnh, am tường và quyết đoán. Công cụ của họ không có gì khác là thông tin về tiền tệ, giá cả, về các chuẩn chi phí, về các công cụ tài chính và công cụ phái sinh.

4. Thứ tư: Đòn bẩy kinh tế

Lợi ích kinh tế (bao gồm lợi ích cho DN, cho nhóm người và cá nhân) luôn là động lực mạnh mẽ giúp các chủ thể tích cực tham gia vào quá trình kinh tế, làm này sinh doanh lợi và tạo ra lợi ích cho cộng đồng và bản thân từng người.

Sử dụng các đòn bẩy kinh tế, đặc biệt là đòn bẩy tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi DN và sự quan tâm chăm sóc đến người lao động thực sự, sẽ đưa lại động lực to lớn cho sản xuất kinh doanh. Nhà quản trị nói chung và nhà QTTC nói riêng, rất nên am hiểu và sử dụng thuần thục công cụ này. Muốn sử dụng tốt đòn bẩy lợi ích, phải công khai, minh bạch, dân chủ và thực sự công bằng, tránh sự tùy tiện, lạm dụng để làm tiêu tan những tư duy tích cực vốn có của các đòn bẩy kinh tế.

5. Thứ năm: Phân tích tài chính

Việc thường xuyên phân tích tài chính, nêu ra các tiêu chí sinh động về tình hình và kết quả sử dụng nguồn tài lực trong kinh doanh sẽ làm cho tài chính luôn bám sát mục tiêu phục vụ kinh tế, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phân tích tài chính chỉ đạt tới kết quả khi nó dựa trên một hệ thống phương pháp khoa học, dựa vào các nguồn tài liệu và thông tin tin cậy, xác thực. Đặc biệt, phải chỉ rõ những vật chất của tổ chức, cá nhân nào. Từ đó, sẽ kiến nghị các giải pháp, nhằm phát huy thế mạnh, hạn chế yếu kém, xử lý các cá nhân, tổ chức vi phạm, nhằm bảo vệ lợi ích của DN.

Phân tích tài chính, tự nó sẽ giúp hiệu chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản trị DN, hướng tới hiệu quả cao và bền vững.

6. Thứ sáu: Hệ thống KSNB

Hệ thống KSNB (bao gồm hạt nhân trung tâm là KTNB), sẽ là công cụ thường xuyên, được cài đặt vào trong toàn bộ các thiết chế quản trị, được duy trì đều đặn và được thực hiện theo những quy tắc, chuẩn mực, giúp cho việc kiểm soát các dòng tiền vào, ra, các hoạt động thu, chi một cách chặt chẽ và hiệu lực.

Bộ máy kiểm soát bao gồm Ban kiểm soát, Ban KTNB, Phòng tài chính - kế toán, Ban thanh tra công nhân viên chức... sẽ tạo ra một mạng lưới chặt chẽ nhất, giúp cho công tác kiểm soát tài chính được thực thi. Đây là công cụ quan trọng hàng đầu của QTTC. Bỏ qua công cụ này, tài chính sẽ rối loạn, bị xâm hại và tất nhiên không thể thực thi được chức năng của nó.

7. Thứ bảy: Hệ thống thông tin kinh tế - tài chính

Trong xã hội hiện đại, thông tin trở thành một nguồn lực của DN. Về một phương diện khác, thông tin là một công cụ hàng đầu của quản trị. Trước hết, là đối với QTTC, nhà quản trị không thể làm gì khi không có thông tin (mù thông tin). Họ chỉ có thể đánh giá, nhận xét, ra các quyết định khi có đầy đủ các thông tin đích thực, khách quan, đủ tin cậy.

Những thông tin quan trọng cho QTTC có được, là từ kế toán tài chính, kế toán quản trị, từ ngân hàng dữ liệu phong phú của DN. Khi kết nối được với các trung tâm thông tin uy tín từ thị trường tài chính. Kế toán tài chính và kế toán quản trị, sẽ giúp tập hợp, phân tích những thông tin quan trọng nhất, bản chất nhất về tình hình tài chính. Nó được ngôn ngữ của phân tích làm sáng tỏ, sẽ là công cụ hữu hiệu và lợi hại nhất cho sự cân nhắc và ra quyết định của nhà quản trị.

Nếu tài chính DN là cơ thể sống, thì thông tin là nguồn năng lượng, là thức ăn, là nước uống cho cơ thể đó. Nhà QTTC phải biết tổ chức tập hợp, hình thành và kiểm soát thông tin, cũng như biết phân hạng và sử dụng thông tin cho những nước cờ kinh doanh và quản trị của mình.

Hoàn thiện tổ chức bộ máy, tổ chức công tác hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ, xây dựng hệ thống thông tin tư liệu về tài chính, về kinh tế, về thị trường là điều kiện tối cần thiết giúp cho công tác QTTC luôn có cơ sở tin cậy, Nhờ đó, hiệu lực, hiệu quả quản trị sẽ được nâng cao./.

Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán – Bài của Ths. Nguyễn ánh Tuyết ** Kiểm toán Nhà nước Khu vực X