Ảnh hưởng của tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đến hoạt động kiểm toán

TS. Nguyễn Thị Phương Thảo

Khoa Kế toán – Kiểm toán, Học viện Ngân hàng

 

Tóm tắt

Cuộc cách mạng kỹ thuật số đã và đang tạo ra sự chuyển đổi trong mọi lĩnh vực kinh doanh, trong đó có kiểm toán. Nghề kiểm toán phải đối mặt với bước ngoặt đổi mới đáng kể, bằng cách hướng tới các công nghệ tiên tiến như tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) thì kiểm toán viên (KTV) sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề quan trọng đối với khách hàng của họ. Bài viết phân tích vai trò và lợi ích của tự động hóa quy trình bằng robot đến hoạt động kiểm toán. Từ đó, đưa ra các nhân tố thành công then chốt khi triển khai tự động hóa quy trình bằng robot trong hoạt động kiểm toán.

Từ khóa: kiểm toán, tự động hóa, tự động hóa quy trình bằng robot.

Abstract

The digital revolution has been creating transformations in every area of business including auditing. The auditing profession faces significant new reforms. By moving towards advanced technologies like robotic process automation (tự động hóa quy trình bằng robot), auditors will have more time to focus on the issues that matter to their clients. The article analyzes the role and benefits of robotic process automation to audit activities. From there, the article outlines the critical success factors when implementing tự động hóa quy trình bằng robot in auditing.

Keywords: auditing, automation, robotic process automation.

JEL Classification: M40, M42, M49.

DOI: https://doi.org/10.59006/vnfa-jaa.04202317 

Ngày nay, chúng ta có thể nghe thấy rất nhiều thuật ngữ khác nhau về các hình thức “lao động kỹ thuật số”. Lao động kỹ thuật số bao gồm một loạt các công nghệ khác nhau, từ tự động hóa quy trình bằng robot (hoặc robot/tự động hóa) đến học máy (tự động hóa nhận thức) và học sâu (trí tuệ nhân tạo). Tự động hóa quy trình bằng robot là hình thức lao động kỹ thuật số đơn giản nhất. Ý nghĩa của tự động hóa quy trình bằng robot là nó cho phép dữ liệu được thu thập, phân tích hoặc tính toán với tốc độ và quy mô lớn hơn nhiều so với khả năng quản lý của một người hoặc một nhóm người. Mặc dù, nhận thức chung về robot có thể là bộ phận máy móc tự động hóa quy trình đóng gói, lấy hàng hoặc xử lý trong nhà máy, nhưng robot cũng có thể áp dụng tương tự cho các quy trình kinh doanh, chẳng hạn như chức năng tài chính, nhân sự, kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lâp.

Từ bối cảnh kinh doanh và nguồn nhân lực luôn cạnh tranh cho đến việc phát triển các tiêu chuẩn công bố thông tin và gia tăng kỳ vọng của khách hàng, nghề kiểm toán ngày nay phải đối mặt với những thách thức không ngừng. Nhưng điều quan trọng nhất trong suy nghĩ của các nhà lãnh đạo tại các công ty kiểm toán là tác động từ sự gián đoạn kỹ thuật số (digital disruption). Với các vấn đề liên quan đến nghề kiểm toán đang bị đe dọa bởi sự phát triển của kỹ thuật số, kiểm toán viên (KTV) có thể theo kịp tốc độ thay đổi công nghệ ngày càng nhanh không?

Theo “Nghiên cứu tình hình nghề nghiệp kiểm toán nội bộ năm 2018” của PWC, 56% lãnh đạo kiểm toán nội bộ lo ngại rằng, việc không cải thiện việc áp dụng công nghệ kiểm toán nội bộ sẽ làm giảm giá trị của công nghệ đối với tổ chức của họ. Hơn nữa, khách hàng kiểm toán đã nâng cao kỳ vọng của họ, họ muốn phân tích sâu hơn và lời khuyên có ý nghĩa hơn từ KTV. Trên hầu hết mọi lĩnh vực, khách hàng kiểm toán cũng đang bắt tay vào số hóa, đầu tư để đơn giản hóa hoạt động và hợp lý hóa dữ liệu. Các công ty hàng đầu ngày nay, nhận ra tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu suất và hiệu quả của các hoạt động. Để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu, phần lớn những người được hỏi (76%) trong “Khảo sát CEO toàn cầu thường niên lần thứ 26” của PWC cho biết, họ đang đầu tư vào các quy trình và hệ thống tự động hóa.

Chính vì thế, để tận dụng và thực hiện phân tích mạnh mẽ dữ liệu của khách hàng, nghề kiểm toán cần phải đi trước đón đầu. Mặt khác, các KTV tham gia luôn mong muốn phát triển các kỹ năng chuyên sâu, khao khát được tiếp xúc với công việc đầy thách thức và có tính phán xét những công việc có thể gia tăng giá trị cho khách hàng. Đồng thời, KTV cũng không muốn bị sa lầy bởi những nhiệm vụ lặp đi lặp lại hoặc nhàm chán. Để thu hút và giữ chân những KTV tài năng, ngành nghề kiểm toán phải cung cấp cho họ một con đường dài để phát triển. Do đó, nghề kiểm toán cần phát triển để đáp ứng cả kỳ vọng bên trong và bên ngoài. Các KTV cần thực hiện kiểm toán tốt hơn, nhanh hơn và thông minh hơn, để có thể dành thời gian tốt nhất cho các sáng kiến chiến lược có thể thúc đẩy tăng trưởng.

Như vậy, nghề kiểm toán đã và đang khai thác những lợi ích của công nghệ, để tăng cường hiểu biết sâu sắc và cải thiện chất lượng kiểm toán. Các công nghệ như tự động hóa quy trình bằng robot có khả năng cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động, giúp KTV có cơ hội thực hiện công việc hiệu quả hơn.

 

1. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?

Tự động hóa quy trình bằng robot sử dụng các ứng dụng phần mềm dựa trên logic được lập trình, để thực thi các nhiệm vụ nhất định. Trái ngược với tên gọi, tự động hóa quy trình bằng robot không liên quan đến một robot vật lý thực hiện các quy trình vận hành. Thay vào đó, đây có thể được coi là lao động kỹ thuật số, với các chương trình có thể dễ dàng cấu hình, đào tạo và viết mã để tự động hóa các nhiệm vụ. Vì các chương trình này, có thể hoạt động liên tục 24/7 và thời gian xử lý có thể được cắt giảm đáng kể. Tự động hóa quy trình bằng robot có thể đảm nhận các nhiệm vụ thủ công và tốn thời gian mang lại hiệu quả cao hơn, thông qua việc gia tăng tốc độ và sự linh hoạt.

Theo ước tính của PWC, 45% hoạt động công việc có thể được tự động hóa, tiết kiệm 02 nghìn tỷ USD chi phí nhân lực toàn cầu. Tuy nhiên, không phải tất cả các quy trình đều phù hợp với tự động hóa quy trình bằng robot và những nhiệm vụ cho phép tự động hóa tốt nhất là: dựa trên quy tắc và được tiêu chuẩn hóa, lặp đi lặp lại và liên quan đến việc sử dụng dữ liệu có cấu trúc. Do đó, tự động hóa quy trình bằng robot phù hợp nhất cho các hoạt động như truyền tải, đối chiếu và tham chiếu chéo dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau.

 

2. Vai trò của tự động hóa quy trình bằng robot trong hoạt động kiểm toán

Các thủ tục kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập bao gồm một chuỗi các quy trình cố định, nhằm xác định chất lượng thông tin đưa vào báo cáo tài chính. Với tự động hóa quy trình bằng robot, các quy trình này có thể được thiết kế lại để nâng cao hiệu suất và hiệu quả. Một số nhiệm vụ trong hoạt động kiểm toán có thể được tự động hóa bằng tự động hóa quy trình bằng robot, như: chụp tài liệu hoặc chuyển dữ liệu tập tin; xác thực thông tin hoặc kiểm tra tính đầy đủ, trùng lặp của tệp dữ liệu chủ; theo dõi tiến độ so với kế hoạch kiểm toán và giám sát các chỉ số rủi ro; xem xét và đối chiếu các giao dịch tiền mặt, bán hàng và mua hàng, danh sách hàng tồn kho, bảng lương và các chi phí khác; tạo cảnh báo khi vượt ngưỡng rủi ro; so sánh dữ liệu với các nguồn bên ngoài như một phần của quy trình xác nhận; cung cấp dữ liệu cho các bên liên quan như ủy ban kiểm toán và quản lý...

 

3. Lợi ích của tự động hóa quy trình bằng robot trong hoạt động kiểm toán

Thứ nhất, nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán

Tự động hóa quy trình bằng robot giảm khối lượng công việc thủ công và tăng hiệu quả và năng suất ở tất cả các cấp, có thể thay thế các hoạt động đơn điệu hoặc thường lệ như: kiểm tra thủ công danh mục hàng tồn kho, bảng lương, chi phí... của KTV. Vì các chương trình có thể hoạt động suốt ngày đêm, nên thời gian chu kỳ kiểm toán có thể được cắt giảm đáng kể. Chương trình có thể thực hiện các nhiệm vụ, như thực hiện thử nghiệm kiểm soát nhanh hơn và chính xác hơn nhiều so với con người.

Thứ hai, tăng cường hiệu lực kiểm toán

Triển khai tự động hóa quy trình bằng robot, cho phép KTV thực hiện kiểm tra trên toàn bộ dữ liệu kế toán thay vì tiến hành lấy mẫu ngẫu nhiên theo cách thủ công. Vì mọi quy trình đều được ghi lại, nên có thể ghi lại quá trình kiểm toán hoàn chỉnh. Điều này, làm giảm số lỗi có thể xảy ra trong quá trình kiểm toán.

Tự động hóa quy trình bằng robot cũng cho phép KTV dễ dàng xác định các trường hợp ngoại lệ, từ các quy trình được tiêu chuẩn hóa một cách nhanh chóng hơn, từ đó thực hiện phân tích sâu hơn.

Ví dụ: một nhóm kiểm toán thực hiện phân tích một bộ hoàn chỉnh gồm khoảng 250 triệu giao dịch, cô lập 50 đến 60 giao dịch được xác định là ngoại lệ và chuyển những giao dịch này tới công ty để thảo luận chuyên sâu. Các lĩnh vực như: xác nhận kiểm toán, đối chiếu, tạo email, email tự động, cả nội bộ và dữ liệu của doanh nghiệp, đều có thể được hỗ trợ bằng tự động hóa quy trình bằng robot.

Thứ ba, nâng cao chất lượng kiểm toán

Tự động hóa quy trình bằng robot cho phép thu thập dữ liệu rộng rãi và chi tiết hơn. Điều này, cho phép KTV tiếp cận nhiều thông tin hơn, giúp họ hiểu sâu hơn về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Nhờ đó, KTV có thể đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu một cách chính xác hơn, dẫn đến chất lượng kiểm toán tốt hơn. Khả năng phân tích 100% bộ dữ liệu, thay vì lấy mẫu mang lại lợi ích rõ ràng.

Theo đó, công nghệ sẽ cho phép KTV tập trung nỗ lực vào các điểm bất thường và ngoại lệ, dành nhiều thời gian hơn cho các khu vực có rủi ro cao hơn. Mặt khác, sức mạnh của tự động hóa quy trình bằng robot và các công nghệ mới sẽ có nghĩa là một cuộc kiểm toán, dựa trên phân tích dữ liệu ngày càng chi tiết và tinh vi, có thể cung cấp bằng chứng kiểm toán chi tiết hơn, phong phú hơn, nâng cao tính minh bạch và độ sâu của các thủ tục kiểm toán, đồng thời có cái nhìn sâu hơn về các rủi ro của một tổ chức và các biện pháp kiểm soát của tổ chức. Tuy nhiên, các nguyên tắc cơ bản của kiểm toán sẽ không thay đổi vì nhu cầu đánh giá của con người và thái độ hoài nghi nghề nghiệp sẽ luôn cần thiết. Trường hợp sử dụng thực tế đối với các công nghệ mới, sẽ cung cấp cho KTV dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và rộng rãi hơn bao giờ hết các bằng chứng chứng thực cần thiết trong một cuộc kiểm toán.

Thứ tư, cung cấp thêm giá trị chiến lược cho cuộc kiểm toán

Có lẽ, lợi ích quan trọng nhất của tự động hóa quy trình bằng robot là cho phép KTV ưu tiên sự chú ý của họ vào các vấn đề quan trọng như rủi ro và quản trị, điều này có thể tăng thêm giá trị tốt hơn cho cuộc kiểm toán. Phần mềm thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, hành chính hoặc tốn thời gian nhất trong quy trình kiểm toán. Điều này, giải phóng thời gian của KTV để họ có thể tập trung vào công việc, đòi hỏi sự đánh giá, ước tính hoặc phân tích chuyên nghiệp.

Thứ năm, tăng cường mối quan hệ với khách hàng của KTV

Với các nhiệm vụ thường xuyên do tự động hóa quy trình bằng robot đảm nhận, KTV có thể dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc thảo luận có ý nghĩa với khách hàng, để có thể có thể đưa ra tranh luận và giải quyết các vấn đề chính. Vì tự động hóa quy trình bằng robot, tạo điều kiện kiểm tra theo thời gian thực với tần suất cao hơn, nhà  quản lý cũng có thể giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời hơn.

Thứ sáu, nâng cao năng lực chuyên môn

Về lâu dài, việc triển khai tự động hóa quy trình bằng robot sẽ mở đường cho việc cải thiện năng lực chuyên môn. Thay vì giải quyết công việc tẻ nhạt, chứng từ và sàng lọc hàng loạt hồ sơ kiểm toán bản cứng thì những KTV mới vào nghề có thể tập trung vào việc trau dồi kỹ năng phân tích và giao tiếp, cũng như phát triển tư duy phản biện thông qua công việc có ý nghĩa hơn.

 

4. Triển khai tự động hóa quy trình bằng robot – Những yếu tố thành công then chốt

Với những lợi ích đáng kể mà tự động hóa quy trình bằng robot mang lại, việc triển khai tự động hóa quy trình bằng robot trong hoạt động kiểm toán là tất yếu. Tự động hóa các quy trình sử dụng nhiều lao động làm tăng năng suất và cho phép KTV có chiến lược hơn trong công việc của mình. Để tự động hóa quy trình bằng robot thành công, cả KTV và khách hàng cần thực hiện bước nhảy vọt sang số hóa. Trong một thế giới lý tưởng, tất cả dữ liệu của khách hàng phải được chuẩn hóa và liên kết với các giao thức kiểm toán. Tuy nhiên trên thực tế, nhiều khách hàng vẫn đang ở các giai đoạn khác nhau của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số với các quy trình và định dạng dữ liệu khác nhau. Ví dụ như các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn còn sử dụng quy trình thủ công cũng như tài liệu trên giấy.

Do đó, khi triển khai tự động hóa quy trình bằng robot trong hoạt động kiểm toán, chúng ta cần cân nhắc một số câu hỏi như: Tất cả thông tin liên quan có được thu thập ở định dạng kỹ thuật số không? Những nhiệm vụ hành chính, lặp đi lặp lại do KTV thực hiện có thể được thay thế bằng chương trình tự động hóa hay không? Quy trình kiểm toán nào có thể được đơn giản hóa và sau đó được tự động hóa? Các nhà lãnh đạo phòng ban hoặc doanh nghiệp có khả năng điều phối các sáng kiến tự động hóa quy trình bằng robot không?

Để các công ty kiểm toán hoặc khách hàng kiểm toán triển khai thành công tự động hóa quy trình bằng robot, một số yếu tố sau đây cần được xem xét:

Một là, cần phải có sự trưởng thành về kỹ thuật số

Trước khi có thể triển khai tự động hóa quy trình bằng robot, các hệ thống cũ cần được thay thế, các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu có thể đọc được bằng máy và ở định dạng kỹ thuật số. Ví dụ, dữ liệu bảng lương phải được nhập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu, thay vì điền thủ công trên giấy.

Hai là, phải có lộ trình rõ ràng

Để triển khai tự động hóa quy trình bằng robot thành công thì doanh nghiệp cần thiết lập chiến lược bài bản, để việc triển khai có thể được quản lý một cách kỷ luật. Nhà quản lý sẽ cần xác định tầm nhìn và phát triển chiến lược từ đầu đến cuối, cũng như thực hiện đánh giá mức độ sẵn sàng hoạt động. Cơ sở hạ tầng và mô hình hoạt động phù hợp, cần được xem xét để quản lý hệ thống tự động mới.

Ba là, các quy trình cần được sắp xếp hợp lý

Mặc dù, tự động hóa quy trình bằng robot có khả năng mở rộng cao nhưng phần lớn phụ thuộc vào cấu trúc của các quy trình. Các quy trình kiểm tra hiện tại, cần được đánh giá để chọn những quy trình phù hợp để được tự động hóa. Vì tự động hóa quy trình bằng robot chỉ có thể hoạt động đối với các quy trình dựa trên quy tắc, logic và quy trình làm việc phải được sắp xếp hợp lý trước khi quá trình tự động hóa diễn ra. Nhà quản lý cũng cần xem xét liệu các phần của quá trình tự động hóa kiểm toán có yêu cầu đánh giá của con người hay không? Nếu cần có sự can thiệp của con người, điều này có thể sẽ ảnh hưởng đến quy trình làm việc của KTV.

Bốn là, thay đổi quá trình quản lý cần được chú trọng

Quá trình quản lý thay đổi là công cụ cho sự thành công của chương trình. Điều quan trọng là, phải thu hút sự đồng ý của các bên liên quan và người dùng đối với quá trình tự động hóa, để họ có thể đánh giá đầy đủ quy trình từ đầu đến cuối cùng và nhận ra nơi họ phù hợp. Người dùng cần nắm bắt cách tự động hóa quy trình bằng robot sẽ thay thế quy trình công việc, tác động của nó đến công việc của họ như thế nào và họ cần làm gì để thích nghi với cách làm việc mới.

Năm là, đào tạo sau khi triển khai

Sau khi triển khai, phải đào tạo cho người dùng cuối các kỹ năng cần thiết để vận hành theo mô hình mới. Doanh nghiệp cần đưa ra một kế hoạch truyền thông hợp lý, để cập nhật cho tất cả các bên liên quan về lợi ích của môi trường kỹ thuật số mới.

Khi tự động hóa quy trình bằng robot bắt đầu triển khai trong ngành kiểm toán, làn sóng công nghệ mới nổi tiếp theo sẽ xuất hiện như: AI, chuỗi khối, internet vạn vật, người máy, thực tế ảo và in 3D... Khi các công nghệ này ngày càng phát triển, các nhà lãnh đạo kiểm toán có tư duy tiến bộ sẽ cần phải tự hỏi, liệu họ có nên huy động bất kỳ công nghệ nào trong số này trước sự thay đổi quan trọng này hay không? Mặc dù, công nghệ có thể giúp mang lại một cuộc kiểm toán tốt hơn, nhưng xét đoán chuyên môn vẫn là nền tảng của nghề nghiệp kiểm toán. KTV cần thích ứng với một tương lai, nơi các thuật toán và phân tích có thể thực hiện hầu hết công việc cho họ. Nhưng trực giác, khả năng xét đoán và đầu óc ham học hỏi sẽ là nơi các KTV có thể tiếp tục tạo ra sự khác biệt cho khách hàng được kiểm toán.

Kết luận

Ngày nay, tự động hóa quy trình bằng robot đã được chứng minh là cực kỳ hiệu quả trong việc tự động hóa các quy trình có khối lượng lớn lặp đi lặp lại mà không có lỗi của con người, đặc biệt là khi các tổ chức đang cố gắng làm được nhiều việc hơn với chi phí ít hơn.

Tác động của tự động hóa quy trình bằng robot đối với kiểm toán và kiểm soát là giúp tăng năng suất, tiết kiệm lượng thời gian vượt trội bằng cách hợp lý hóa các chỉnh sửa báo cáo và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.

Bằng cách triển khai tự động hóa quy trình bằng robot, thì KTV có thể tự động hóa các tác vụ sao chép và dán dữ liệu thủ công và tốn thời gian giữa các ứng dụng, dữ liệu tham chiếu chéo và đối chiếu.

Với việc triển khai tự động hóa, KTV sẽ có nhiều thời gian hơn để ưu tiên các nỗ lực gia tăng giá trị và kiểm toán có mức độ ưu tiên cao, đồng thời khách hàng sẽ tăng cường tuân thủ và giảm thiểu rủi ro toàn diện.

Để triển khai tự động hóa hiệu quả, cần xem xét một số yếu tố then chốt như sự trưởng thành về kỹ thuật số, lộ trình và chiến lược triển khai tự động hóa quy trình bằng robot, cũng như quá trình quản lý hay đào tạo người dùng.

 

Tài liệu tham khảo

David Tod, Magdelene Chua. (2019). Supercharging audit with (Tự động hóa quy trình bằng robot), IS chartered accountant journal, Vol August 2019.

KPMG. (2021). Robotic process automation (Tự động hóa quy trình bằng robot) Powering up the audit, https://kpmg.com/za/en/home/insights/2021/11/robotic-process-automation-tự động hóa quy trình bằng robot-powering-up-the-audit.html.

PWC. (2023). 26th Annual global ceo survey, https://www.pwc.com/gx/en/news-room/press-releases/2023/pwc-26th-ceo-survey.html.

PWC. (2017). Robotics process automation: A primer for internal audit professionals, https://www.pwc.com/us/

en/risk-assurance/publications/assets/pwc-robotics-process-automation-a-primer-for-internal-audit-professionals-october-2017.pdf.